Аудит в сфере закупок по 44-ФЗ: кто и когда проводит, в отношении кого, каков его порядок и цели?

Проведение аудита в сфере закупок

Инициирование аудиторских мероприятий – один из элементов государственного контроля эффективности и правильности реализации всех этапов госзакупок. Через экспертное мнение аудитора определяются слабые места системы, ошибки, допущенные участниками процедур, и причины возникновения недочетов.

СПРАВОЧНО! Аудит может выступать и как самостоятельная проверка, и как один из этапов комплексной проверки деятельности заказчиков.

Проверка может быть направлена на проверку обоснованности действий государственных органов, унитарных учреждений, бюджетных предприятий и автономного типа организаций. Аудит состоит из трех этапов:

  1. Подготовка.
  2. Основные проверочные мероприятия.
  3. Подведение итогов.

Подготовительные процедуры представлены действиями по изучению предмета и объекта проверки, анализу их специфики. Формирование такой информационной базы необходимо для определения методики исследования и уточнения потенциальных рисков. Аудиторы в процессе подготовки к работе составляют перечень нормативных актов, регулирующих правоотношения в сфере закупок, список вопросов для анализа, определяют источники получения данных.

Как проводится аудит процесса закупки товаров, работ, услуг у единственного поставщика?

После обобщения предварительных задач и целей проверка разбивается на условные этапы. Для каждого действия устанавливается срок выполнения, назначаются ответственные аудиторы. На подготовительном этапе вся информация берется проверяющими из публичных источников:

  • сведений из единой инфосистемы в сфере закупок;
  • официальных сайтов компаний и контролирующих органов;
  • торговых площадок в интернете.

Итогом подготовительного этапа является разработка программы аудита. Следующий шаг – проведение основных аналитических работ. Их суть заключается в проверке законности действий вовлеченных в процессы закупок участников, обоснованности понесенных издержек и их эффективности. Проверке подлежит прогнозируемая результативность по расходным операциям. Аналитические выводы основываются на итогах проверки информации по всем реализованным закупкам в рассматриваемом периоде.

Как заказчику пройти аудит в сфере закупок?

Закупочные мероприятия для целей аудита должны быть систематизированы:

  • по контрактам;
  • по количественным и стоимостным признакам;
  • с учетом количества поданных заявок и процента их отклонения.

ВАЖНО! Если закупки были произведены у единственных поставщиков, то их надо разделить на две группы: с общей ценой сделки до 100 тысяч рублей и свыше этого лимита.

Аудиторы после обобщения предоставленной им информации осуществляют проверку целесообразности затрат в рамках закупочной деятельности: определяются государственные нужды, для устранения которых была реализована закупка, сверяется соответствие трат нормируемым ограничениям и плановым показателям. При оценке обоснования аудиторы анализируют объемы поставок, оценивают качество продукции.

Дополнительным элементом анализа является проверка своевременности производимых расчетов между контрагентами. На этом этапе анализируются условия контрактов, порядок их исполнения, реальность оговоренных сторонами сроков, изучаются пути минимизации бюджетных затрат. Аудиторы при проведении мониторинговых мероприятий должны корректировать получаемые результаты на фактор сезонности, продолжительности производственного цикла и необходимость обеспечения непрерывного технологического цикла по отдельным предметам сделок.

Эффективность затрат оценивается путем анализа плановой и контрактной документации.

Аудиторы проверяют надежность выбираемых предприятием поставщиков, обоснованность устанавливаемых ими цен.

На этом этапе проводится сравнительная сверка условий сотрудничества с избранными и потенциальными контрагентами. При оценке результативности издержек фиксируется степень удовлетворения нужд организации в экономическом и социальном аспектах.

На заключительной стадии аудита происходит обобщение аналитической информации, ее отражение в отчете. В итоговом документе обозначаются обнаруженные проблемы и риски, нарушения. Задачей аудитора является не только поиск недостатков, но и путей их устранения. В отчетной форме должны содержаться предложения по совершенствованию деятельности в сфере закупок.

Органы аудита

Проверяющие органы должны руководствоваться федеральными законами и внутренними регламентами. В роли аудиторов могут выступать:

  • Счетная палата РФ;
  • контрольно-счетные структуры муниципального и регионального подчинения.

Для органов, наделенных контролирующими и счетными функциями, законодательно предусмотрена организационная автономность. Постоянно действующей структурой в области финансового мониторинга является высший орган госконтроля – Счетная палата. Ее представителям дано право использовать широкий набор аналитических приемов, запрашивать детальную информацию от лиц, вовлеченных в проверяемые процедуры. Этот орган обладает материальной независимостью, на его деятельность не оказывает влияние состояние политической конъюнктуры.

Как осуществляется контроль закупок?

В теории для Счетной палаты и контрольно-счетной палаты согласно СГА 302 предусмотрены следующие особенности проведения аудита в сфере закупок.

Пункт 2.5 СГА 302:

В процессе проведения аудита в сфере закупок в пределах полномочий Счетной палаты (контрольно-счетной палаты) проверяются, анализируются и оцениваются:

  • организация и процесс использования бюджетных и иных средств начиная с этапа планирования;
  • информация о законности, своевременности, обоснованности, целесообразности, эффективности, результативности расходов на закупки;
  • система организации закупочной деятельности объекта аудита (контроля) и результаты использования бюджетных и иных средств;
  • система ведомственного контроля в сфере закупок;
  • система контроля в сфере закупок, осуществляемого заказчиком.

Планирование

Оцениваются бюджетные заявки на предмет правильности расчётов начальной (максимальной) цены контракта, соответствие правилам нормирования. Проверяется сроки подготовки, точность заполнение, наличие необходимых форм.

Орган внешнего аудита может оценить управленческую структуру в части распределения обязанностей между структурными подразделениями и конкретными должностными лицами.

В бюджетных заявках анализируется необходимость и целесообразность предполагаемой закупки. Орган внешнего аудита проверяет соответствует ли бюджетная заявка (закупки в ней) полномочиям, функциям и задачам органа власти или организации.

Бюджетная заявка сопоставляется с проектом плана-графика. На федеральном уровне в системе «Бюджетное планирование» бюджетная заявка автоматически формируется из проекта плана-графика.

По результатам формируется вывод об эффективности или неэффективности (соответствии или несоответствии) процесса планирования закупок в органе власти.

Выводы о несоответствии или неэффективности делаются при наличии нарушений, как при процессе бюджетного планирования, так и при подготовке плана-графика.

Отчет об исполнении средств

Орган внешнего аудита анализирует исполнение сметы органа или организации в части закупок. Анализируется своевременность доведения средств и оплаты контрактов, равномерность трат по кварталам, правильность бухгалтерского учета (проводки, первичные документы и т.д.).

Органом внешнего аудита проверяются сроки, комплектность, достоверность бухгалтерских (бюджетных) отчётов. Анализируется дебиторская и кредиторская задолженность.

Своевременность

Органом внешнего аудита проверяется связь между бюджетными обязательствами (госпрограммы, федеральные проекты, региональные проекты) и планируемой (осуществлённой) закупкой. При правильном ведении плана-графика у объекта контроля будут минимальные риски нарушения этого критерия.

Счетной палатой или контрольно-счетной палатой оцениваются сроки осуществления закупки, которые должны быть надлежащими и приводить к минимальным издержкам.

Система организации закупочной деятельности объекта аудита (контроля) и результаты использования бюджетных и иных средств

Счетной палатой (контрольно-счетной палатой) проводится анализ организации закупок и исполнения контрактов:

  • наличие необходимых локальных актов;
  • составы комиссий;
  • привлечение экспертов.

Дается системная и целостная оценка системы управления закупок. При недостатках и нарушениях анализируются причины их появления.

По данному вопросу также проверяется результат исполнения контрактов. Проводится сравнение результатов с предусмотренными условиями технического задания. Счетной палатой (контрольно-счетной палатой) изучается поведение исполнителя: соблюдение сроков, качество и количество предмета закупки. При недостатках анализируется претензионная работа объекта контроля, либо ее отсутствие.

Важной составляющей СГА 302 является анализ использования результатов закупки (контракта). Однако на практике происходит выборочная проверка части контрактов. При явном неиспользовании результатов контрактов закупка признается нерезультативной и неэффективной.

При формальном соответствии результата закупки (контракта) условиям контракта, положениям нормативных правовых актов (федеральный (региональный) проект, государственная программа и т.д.) органом аудита делается вывод о надлежащем характере использования средств.

При недостатках и нарушения сумма бюджетных средств, направленных на исполнение таких контрактов (закупок), квалифицируется как неэффективная. При несоответствии цели закупки целям выделенных бюджетных ассигнований квалифицируется как нецелевое использование средств.

Система ведомственного контроля в сфере закупок и система контроля в сфере закупок, осуществляемого заказчиком

Счетной палатой (контрольно-счетной палатой) анализируется наличие локальных актов о структурных подразделениях или должностных лицах, осуществляющих контроль за закупками.

Второй составляющей является исследование результатов их работы: периодичность проверок, качество, выданные рекомендации.

В случае, если служба контроля закупок не выявила нарушения, выявленные Счетной палатой (контрольно-счетной палатой), может быть сделан вывод о неэффективности работы такого подразделения.

Кто проводит

Контрактное законодательство разъясняет, кем осуществляется аудит в сфере закупок по 44-ФЗ (ч. 1 ст. 98):

  • счетной палатой (41-ФЗ от 05.04.2013);
  • контрольно-счетными органами субъектов и муниципальных образований (6-ФЗ от 07.02.2011).

Проведение проверки предполагает выполнение следующих функций:

  • обобщение результата закупочной деятельности;
  • установление причин выявленных отклонений и недостатков;
  • подготовка предложения, которое направлено на устранение нарушений и на совершенствование контрактной системы;
  • систематизация информации о реализации указанных предложений;
  • размещение в ЕИС обобщенной информации о результатах.

44-ФЗ (ст. 98) и 41-ФЗ (ст. 15) уточняют, какой орган осуществляет аудит в сфере закупок на федеральном уровне, — Счётная палата. Ведомство при проведении проверки руководствуется стандартами:

  • СГА 101 «Общие правила проведения контрольного мероприятия»;
  • СГА 302 «Аудит в сфере закупок товаров, работ и услуг»;
  • СГА 102 «Общие правила проведения экспертно-аналитических мероприятий».

Результаты проверок

В результате проведенных контрольных мероприятий аудиторы составляют акт.

Руководитель проверяемой организации вправе приложить к акту свои возражения и пояснения.

В случае выявления нарушений аудиторы выдают предписание об их устранении и передают информацию в контрольные или правоохранительные органы: ФАС, Казначейство, Прокуратуру и др. Кроме того, информация о результатах мониторинга направляется в соответствующие региональные или муниципальные органы власти. Отчеты о проведенных проверках публикуются на сайте ЕИС.

Проверяемые организации могут обратиться с жалобой на действия аудиторов в законодательные (представительные) органы. Обжаловать результаты проверок можно также в арбитражном суде.

Кого и что проверяют

Аудит может быть направлен на анализ эффективности закупочной деятельности как отдельного учреждения, так и на оценку результативности государственной и муниципальной программы, насколько эффективно были расходованы целевые средства и дополнительные ассигнования и пр.

Проверке подлежит деятельность:

  • государственных организаций;
  • юридических лиц
  • унитарных предприятий;
  • бюджетных и автономных учреждений.
При мониторинге подлежат анализу все этапы государственных закупок от планирования до исполнения контракта.

При этом оценивается деятельность должностных лиц заказчиков, закупочных комиссий, контрактных управляющих и служб внутреннего контроля.

Порядок проведения

При проведении аудиторских мероприятий выделяют три основных этапа:

  1. Подготовительный, который направлен на предварительный сбор и изучение информации по закупочной деятельности, а также составление проекта аудита.
  2. Основной этап, который предусматривает проверки всех материалов закупки и направлений работы организации. Отдельно стоит обратить внимание на вопросы эффективности и целесообразности результатов закупок и формирование бюджетной экономии.
  3. Заключительный этап, включающий обобщение результатов аудиторской деятельности и подготовку отчета с выводами и рекомендациями по результатам аудиторских мероприятий.

В ходе аудита специалистами анализируются данные из открытых источников, а также официальные документы, получаемые от государственных заказчиков. При проведении проверки контролирующими инстанциями могут запрашиваться у организации такие документы:

  • планы
  • планы-графики закупок
  • документы, обосновывающие потребности в конкретных товарах или услугах
  • реестры заключенных контрактов
  • полученные банковские гарантии (реестры);
  • реестры недобросовестных поставщиков
  • каталоги необходимых товаров
  • правила нормирования
  • оригиналы заключенных контрактов
  • отчетная документация по завершенным контрактам (акты и пр.).
Государственным заказчикам стоит учитывать, что за непредоставление запрашиваемых сведений либо за предоставление заведомо ложной информации законом установлена уголовная или административная ответственность.

Обычно наиболее пристальное внимание аудиторы уделяют контрактам, заключенным посредством неконкурентных способов.

В ходе аудиторских мероприятий работа заказчика оценивается по целому ряду направлений:

  • насколько правильно оформлены и заключены контракты (содержались ли там обязательные условия, соблюдены ли сроки подписания, получены ли необходимые согласования и пр.);
  • соблюдены ли поставщиками и исполнителями условия контракта с точки зрения количества и качества товаров, выполненных работ и оказанных услуг, а также сроков работы и порядка оплаты контракта;
  • соответствует ли требованиям планирование и процедура проведения закупок (в том числе при закупках с помощью конкурентных процедур);
  • отвечает ли установленным правилам расчет цены контракта, и насколько обоснованной она является;
  • насколько эффективно происходило управление контрактами.

Полномочия контрольно-счетных органов

В целях получения данных для аудита уполномоченные органы вправе истребовать у заказчика следующие документы:

  • планы и планы-графики закупок
  • закупочную документацию (включая закрытые ее части);
  • реестры контрактов
  • банковские гарантии
  • отчеты об исполнении госконтрактов и акты приемки работ (товаров, услуг);
  • финансовые документы, платежные квитанции и т. д.
Аудиторская комиссия, сформированная контрольно-счетным органом, получает требуемые сведения как из открытых источников, так и путем направления запросов заказчику. Для систематизации данных обо всех закупках данного заказчика изучаются сведения о поставщиках, но только в объеме, оговоренном согласием таких поставщиков на обработку их данных. Такое согласие дается при подаче заявки на участие в закупке.

Также аудиторская комиссия может запрашивать сведения из кредитных организаций о движении средств на спецсчетах заказчика и получать доступ к данным о материальной базе и нематериальных активах, используемых заказчиком при выполнении своих функций.

Порядок проведения проверки

Методические рекомендации Счетной палаты выделяют три основных этапа закупочного аудита:

  1. Подготовительный.
  2. Основной.
  3. Заключительный.

Подготовка к проведению аудита включает следующие шаги:

  1. Контрольно-счетный орган определяет перечень субъектов аудита и формирует аудиторскую комиссию.
  2. Комиссия собирает данные о субъектах аудита.
  3. Составляется программа аудита.
  4. Утверждается график аудиторской проверки.

К субъектам аудита одной проверки обычно относятся заказчики из одной категории юридических лиц, выполняющих сходные функции. Сбор данных о проверяемых заказчиках осуществляется из открытых источников – данных Росреестра и базы ЕГРЮЛ.

Целью подготовки является разработка эффективного комплекса мероприятий для оценки закупочной деятельности конкретной группы заказчиков.

В ходе основного этапа аудита комиссия оценивает ранее проведенные закупки на предмет:

  • законности
  • целесообразности
  • обоснованности выбора поставщика
  • эффективности планирования
  • экономичности.

Законность закупок оценивается на основе анализа текстов контрактов, извещений о закупке и иной закупочной документации. Целесообразность закупок вытекает из задач или функций заказчика – при оценке данного параметра аудиторская комиссия опирается на опыт других заказчиков и эффективность применения уже исполненного заказа. Например, если госзаказчику было поставлено дорогостоящее оборудование, то оценивается, насколько эффективно данное оборудование использовалось в течение отчетного периода, и какие задачи были решены с его помощью.

Эффективность планирования включает не только способность заказчика оценить на будущее собственные потребности в товарах, но и грамотно выбрать способ определения поставщика.

Наличие большого количества несостоявшихся отборочных процедур или отказов победителей от заключения контракта говорит о недостатках в работе контрактной службы и неверной закупочной стратегии всего предприятия.

При оценке экономичности комиссия подсчитывает, на сколько процентов в среднем происходило снижение цены контракта от начальной максимальной цены. Небольшое снижение цены при малом количестве участников закупки говорит о плохой информированности потенциальных участников о закупках данного заказчика – в таких случаях обычно предписывается налаживание информационного обеспечения закупок.

Направления аудита отдела в сфере закупок

Ошибочно предполагать, что специалист отдела снабжения – это тот, кто сидит за компьютером, и к нему выстроилась очередь из поставщиков с качественным и недорогим товаром и бонусными предложениями. Это великое заблуждение!

Здесь я перечислю вопросы, на которые каждый специалист отдела закупок должен уметь ответить в любой момент:

  1. Что купить (цвет, габариты, технические характеристики, бренд, срок годности и т.д.)
  2. По какой цене купить (сколько % смогу наценить, чтобы цена была, как минимум, рыночной, и предприятие при этом зарабатывало)
  3. Сколько надо купить (товара должно хватить на N дней продаж бесперебойно, неликвидов не должно быть)
  4. Когда и как привезти (% транспортных расходов, качество доставки, удобство разгрузки и приемки)
  5. У кого купить (мониторинг поставщиков, договор в соответствии с типовыми требованиями предприятия, условия оплаты поставщику, программы лояльности поставщика, перспективы сотрудничества)
  6. Как повышать в системе маржинальность закупаемой продукции
  7. Как снизить объем претензий к поставщику
  8. Как увеличить период кредиторской задолженности
  9. Как ранжировать поставщиков и выстраивать с ними отношения
  10. Как повысить эффективность планограмм (если торговое предприятие — розничное)
  11. Как расставить точки контроля своей закупочной деятельности

И это не полный список того, за что отвечают специалисты отдела закупок. А есть еще дополнительный блок вопросов – к самому руководителю отдела поставок!
Часто бывает так. Отдел, вроде бы, выполняет основные показатели деятельности, глобальных претензий к нему нет, все спокойны. Но, если влезть поглубже в каждый из перечисленных вопросов, то вот тут и выявляются скрытые ресурсы (зоны роста), повышающие прибыльность предприятия.

Виды аудита закупочного подразделения

Я выделяю следующие виды:

  • по тщательности проработки: аудит может быть предварительным (экспресс-аудит), а может быть глубоким (подробный аудит).
  • аудит может затрагивать все направления деятельности подразделения (полный аудит), а может быть сосредоточен на отдельных выбранных аспектах (направленный аудит).

Как снизить противодействие сотрудников при проведении аудита закупок

Когда для осуществления аудита отдела привлекается внешний специалист, сотрудникам следует объяснить, что нет задачи «найти неугодных и покарать». Есть задача выявить и раскрыть ресурсы отдела для развития. В результате чего сотрудникам отдела закупок их работа будет понятнее и интереснее. А вклад отдела в деятельность предприятия будет значительнее.

Кто осуществляет аудит, кого и что проверяют

Согласно проводить аудит в сфере закупок имеют право следующие государственные органы власти:

  1. Счетная палата. Осуществляет внешний аудит на федеральном уровне. Регламент – . Проверку проводят должностные лица в форме аудиторов, они же несут ответственность по результатам.
  2. Контрольно-счетные по регионам. Аудит проводится в соответствии с регламентами конкретных регионов.
  3. Законодательные органы субъектов РФ. Регламент – региональная нормативно-правовая база.
  4. Контрольно-счетные по муниципалитетам. Проведение аудиторских проверок осуществляется в соответствии с локальными регламентами муниципалитета.
  5. Представительные по муниципалитетам. Аудит проводится в соответствии с муниципальной нормативно-правовой базой.

В случае аудита деятельность госорганов, юридических лиц, бюджетных и автономных учреждений, а также унитарных предприятий проверяется в первую очень и в обязательном порядке.

Направления аудиторской деятельности:

  1. Проверка эффективности проведения закупочной процедуры как по отношению к отдельному учреждению, так и всей государственной или муниципальной программы в целом.
  2. Анализ эффективности расходования целевых средств.
  3. Тщательная проверка всех этапов закупочной процедуры.
Важно знать, что при аудите оценивается также деятельность официальных представителей заказчиков, контрактных управляющих и контрактной службы, организаций внутреннего контроля, закупочных комиссий.

Максимизация прибыли при наведении порядка в закупках

При текущем отношении к закупкам в торговых предприятиях, при том недостатке внимания к закупочным процессам и к закупочной тщательности, предприятие недополучает часть прибыли. И во многих бизнесах в условиях жесткой конкуренции эту прибыль значительно легче получить, настраивая и реформируя закупки, чем, устанавливая отделам продаж несбыточные планы.
Прибыль компании может и должна быть максимизирована через аудит поставок и выстраивание точного управления ассортиментом, запасами, поставщиками и персоналом в закупках!

Источники

  • https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/audit-v-sfere-zakupok/
  • https://audit.help/audit-zakupok-v-2020-godu/
  • https://goskontract.ru/shkola-goszakupok/kak-prokhodit-audit-goszakupok
  • https://gosuchetnik.ru/goszakupki/kak-prokhodit-audit-v-sfere-zakupok
  • https://zakonguru.com/goszakupki/44/audit.html
  • https://pravo.team/zakupki/44/audit.html
  • https://veremey.ru/audit-zakupok
  • https://ZnayBiz.ru/predprinimatelskaya-deyatelnost/zakupki/tendery/audit.html

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая консультация в Москве, статьи по праву и судам
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: