Что такое легализация документов, представляемых для аккредитации иностранного филиала или представительства?

Понятие легализации

Легализацией считается специальная процедура, определенные этапы деятельности, по итогам которых любые значимые документы будут получать силу закона в любой другой стране, в которой возникает необходимость. Берется во внимание тот факт, что весь процесс может быть выполнен в стране, откуда родом все бумаги. Под легализацию подпадают те документы, исходящие от государственных органов, образовательные бумаги, справки из архивов, выписные справки, сведения о воинской службе и многое другое.

Но даже в такой ситуации не каждая бумага попадает под процедуру легализации, если она не соответствует законодательству России, а их использование может принести значительный вред самой стране. Кроме этого, в этот список попадают личные паспорта граждан, удостоверения водителей, книжки о трудовой деятельности, в которых отображены сведения о коммерческой деятельности организации и другие.

Зачем нужна легализация документов?

Легализация нужна для того, чтобы подтвердить, что представленный для аккредитации филиала или представительства документ соответствует законодательству и может быть использован на территории другого государства.

То есть иностранные документы, чтобы они имели юридическую силу на территории России, требуется узаконить.

Какие существуют виды легализации документов?

Если страна является участником Гаагской конвенции, то на ее документах делается штамп «Апостиль» с заверенной подписью сотрудника учреждения выдачи документа. Консульская легализация требуется для документов тех стран, которые не подписали Гаагскую конвенцию.

Таким образом, иностранные документы для аккредитации филиала или представительства принимаются регистрирующим органом только с подлинными отметками о консульской легализации либо заверении апостилем.

Однако в некоторых случаях предусмотрено освобождение от этих процедур при наличии международных соглашений России.

Например, между Россией и Республикой Казахстан заключено Соглашение о порядке признания официальных документов, которое вступило в силу с 29.11.2016 г. Это Соглашение освобождает от необходимости проставления апостиля на документах, выданных компетентными органами России и Республики Казахстан. У России также заключены соглашения об отмене легализации с такими странами как Азербайджан, Республика Албания, Болгария, Монголия, Словения, Словакия, Эстония, Тунис и рядом других стран.

С этими странами максимально упрощен документооборот и проставление апостилей не требуется.

Теперь рассмотрим все виды легализации документов по порядку.

1 вариант

Проставление апостиля. Это касается документов стран — участников Гаагской конвенции, подписанной в Гааге 5 октября 1961 года.

Напомним, что СССР присоединился к конвенции в 1991 году (Постановление ВС СССР от 17.04.1991 г. № 2119-1 «О присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов»).

Какие страны подписали Гаагскую конвенцию? Например, Австралия, Австрия, Бельгия, Болгария, Бразилия, Великобритания, Венгрия, Германия, Греция, Грузия, Дания, Израиль, Испания, Италия, Кипр, Китай (только Аомынь) и Гонгконг (Сянган), Латвия, Литва, Польша, Словакия, Словения, Турция, Чехия, Узбекистан, Таджикистан,Эстония, Япония. К конвенции присоединились почти все страны Европы, и часть стран Латинской Америки. Их список постоянно пополняется.

Требования к апостилю изложены в ст.4 Гаагской конвенции. Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. Он должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции.Апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см. Апостиль может быть составлен на официальном языке выдающего его органа. Имеющиеся в нем пункты могут быть также изложены на втором языке. Заголовок «Apostille (ConventiondelaHayedu 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке.

Образец апостиля выглядит так:

ОБРАЗЕЦ АПОСТИЛЯ

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ APOSTILLE │

│ │

│ (ConventiondelaHayedu 5 octobre 1961) │

│ │

│ 1. Страна ……………………………………………. │

│ Настоящий официальный документ │

│ 2. был подписан (фамилия) ……………………………… │

│ 3. выступающим в качестве ……………………………… │

│ 4. скреплен печатью / штампом (название учреждения) │

│ ………………………………………………….. │

│ Удостоверено │

│ 5. в ………………………. 6. (дата) …………….. │

│ 7. (название удостоверяющего органа) ……………………. │

│ 8. за N ……………………………………………… │

│ 9. печать / штамп 10. подпись …………………………. │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Заполненный надлежащим образом, апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения.

Таким образом, документ, на котором стоит апостиль одной из стран участниц Гаагской конвенции, без ограничений должен приниматься в другой стране — участнице этой конвенции.

Апостиль на документе проставляется только в стране выдачи документа. Например, документы турецкой компании должны иметь апостиль, проставленный в Турции.

Каждый из стран-участников конвенции должен вести книгу записей или картотеку, в которых он регистрирует проставленные апостили, указывая при этом:

  • порядковый номер и дату проставления апостиля;
  • фамилию лица, подписавшего официальный документ, и качество, в котором оно выступало, а в отношении неподписанных документов — указание органа, поставившего печать или штамп.

И по требованию любого заинтересованного лица орган, проставивший апостиль, обязан проверить, соответствуют ли сделанные в нем записи сведениям, внесенным в книгу записей или картотеку.

2 вариант

Консульская легализация. Это вариант сложнее первого и применяется для стран, которые не являются участницами Гаагской конвенции.

Речь идет о странах Азии, Африки, некоторых странах Европы. Например, ОАЭ, Иран, Ирак. Хотя следует отметить, что иностранные компании из этих стран нечасто открывают филиалы или представительства на территории России.

Чтобы легализовать иностранные документы, нужно проставить на них ряд отметок.

В России существует специальный порядок, в котором четко прописан срок оказания услуги и причина для отказа в легализации документов. Это административный регламент МИДа России (утв. Приказом МИД России от 18.06.2012 г. № 9470).

Процедура легализации документов включает в себя:

  • удостоверение подлинности подписи, полномочия лица, подписавшего документ;
  • удостоверение подлинности печати или штампа, которыми скреплен представленный на легализацию документ;
  • подтверждение соответствия документа законодательству государства пребывания.

Порядок консульской легализации документов состоит из следующих этапов:

1) Нотариальное удостоверение документов.

Эта процедура делается у нотариуса. Заверяются переведенные на русский язык документы.

2) Удостоверение подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати при легализации документов в Министерстве юстиции.

На этом этапе должностным лицом Минюста подтверждается подлинность подписи и печати нотариуса, заверившего перевод документа.

3) Консульская легализация документов в Консульском департаменте МИД РФ (п. 10 Административного регламента).

На этом этапе должностным лицом МИДа подтверждается подлинность печати Минюста и подписи должностного лица.

Консульский департамент Министерства находится по адресу: 119121, г. Москва, 1-ый Неопалимовский пер., д. 12. Официальный сайт: www.kdmid.ru, адрес электронной почты: [email protected]

Перечень документов, необходимых для осуществления консульской легализации, содержится в п.18 регламента.

Размер консульского сбора составляет 30 долларов США (п.30 регламента). За услуги легализации документа необходимо заплатить госпошлину. Она составляет 350 рублей за каждый документ.

Услуги по консульской легализации документов представляются в течение пяти рабочих дней со дня направления заявления о легализации. Срок выдачи документов также не должен превышать пять дней.

В итоге в этот срок выдается либо легализованный документ либо документы так и остаются без легализации.

4) Документы нужно заверить в консульстве или посольстве страны, для которой проходит их легализация.

Как мы видим, консульская легализация более сложная и длительная процедура, чем проставление штампа «апостиль».

«Как должны быть оформлены иностранные документы, чтобы в России их можно было без проблем использовать?»

В настоящей статье мы рассмотрим, в первую очередь, вопросы о том, что собой представляет легализация в РФ. Однако, зная российские принципы легализации, можно будет сориентироваться и в иностранных процедурах, потому что изложенные принципы универсальны и выглядят с небольшими расхождениями одинаково в разных странах.

1) Отсутствие формальностей

(фактически отсутствует требование о легализации). Например, документы, оформленные на Украине, принимаются в России без легализации: достаточно сделать нотариально заверенный перевод на русский язык.

Правовое основание: «Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам» (или Минская конвенция). Страны – участницы: Азербайджан, Армения, Белоруссия, Грузия, Казахстан, Киргизия, Молдавия, Россия, Таджикистан, Туркмения, Узбекистан, Украина.

2) Проставление апостиля.

Апостиль – самая распространенная форма легализации, с которой наиболее часто мы сталкиваемся на практике.

Правое основание: «Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов» (или Гаагская конвенция). Подписали практически все страны Европы, США, некоторые страны Латинской Америки. Периодически добавляются новые страны, поэтому есть смысл уточнять актуальность информации. К примеру, недавно к Гаагской конвенции присоединились Узбекистан, Таджикистан.

Некоторые основные правила проставления апостиля:

  • Апостиль проставляется только в той стране, где был выдан документ. Поэтому, если к вам поступили, скажем, документы, оформленные в Италии, и без апостиля, придется возвращать их назад – в России апостиль на них не проставишь.
  • Консульства и посольства полномочиями по проставлению апостиля не обладают. То есть в указанном выше случае бессмысленно обращаться в Посольство Италии.
  • Апостиль нужен только для заграницы – его не нужно ставить, если документ будет иметь хождение только в стране, где он был выдан/оформлен.
  • Апостиль возможно проставить только на официальные и нотариально удостоверенные документы. Поэтому, к примеру, на договор, оформленный в простой письменной форме, апостиль не проставляется. Если же апостиль – непременное требование принимающей стороны, то договор придется нотариально удостоверять.
  • Апостили из разных стран выглядят идентично. Заголовок апостиля должен обязательно содержать слово «Апостиль» (Apostille). Никакие другие печати, штампы государственных учреждений, нотариальных контор апостилем не являются.
  • Апостили проставляют конкретные государственные учреждения – в зависимости от типа документа – и в каждой стране они свои.

Например, в России апостиль проставляют:

  • Министерство юстиции – на нотариальные и судебные документы;
  • Министерство образование – на образовательные документы;
  • Архив Загс – на документы, выдаваемые органами ЗАГС;
  • МВД – на документы, выдаваемые по линии МВД (в основном это справки о наличии/отсутствии судимости).
  • Апостиль не имеет срока действия. Срок действия может иметь сам документ.
  • Процедура проставления апостиля не производится автоматически. Она включает в себя проверку соответствия подписи должностного лица и оттиска печати органа на предъявленном документе имеющимся образцам. Именно поэтому проставить апостиль на неправомерно выданные, поддельные документы нельзя!

Кстати, именно через процедуру проставления апостиля мы регулярно выявляем такого рода документы (наиболее часто подделываются документы об образовании; пару раз встречались подделки свидетельств, выданных органами ЗАГС). К слову, поддельные документы не возвращаются, поэтому не имеет смысла пытаться апостилировать купленный в переходе диплом.

Консульская легализация.

Этот вид легализации самый сложный, существовал до Гаагской конвенции и существует до сих пор для тех стран, которые ее не подписали. Неуниверсальная процедура, поскольку каждый раз для каждой новой страны ее приходится проходить заново – в отличии от апостиля (апостиль проставил, и все страны, входящие в Гаагскую конвенцию, такой документ должны принимать).

Не подписывали Конвенцию большинство арабских стран, стран Азии, Африки, Латинской Америки, а также Канада. На практике чаще всего мы сталкиваемся с документами из или для КНР, ОАЭ, Саудовской Аравии, Ирана, Ирака. Соответственно, как мы для них, так и они для нас должны проходить процедуру консульской легализации документов, если мы собираемся использовать эти документы на территории друг друга.

Что представляет собой консульская легализация? По сути, это — поэтапное прохождение уполномоченных государственных учреждений – в каждой стране набор таких учреждений свой.

В России это последовательное (то есть строго один после другого) проставление отметок:

  • нотариуса;
  • Министерства юстиции;
  • Министерства иностранных дел;
  • посольства той страны, для которой предназначается документ.

Легализация через торгово-промышленную палату

Апостиль проставляется, а консульская легализация осуществляется только в отношении документов, выданных государственными учреждениями, либо оформленными в нотариальном порядке.

Что же делать с многочисленными документами коммерческого содержания (договорами, составленными в простой письменной форме, товарораспорядительными документами, инвойсами и т.п.)? В этом случае их легализация представляет собой проставление отметки Торгово-промышленной палаты. Пожалуй, эта наименее формальная процедура по сравнению с вышеперечисленными. ТПП РФ, к примеру, проставляет свою печать даже на документы, составленные на английском языке, и делает это за один рабочий день.

Коммерческий документ в РФ легализуется следующим образом:

  • проставление отметки ТПП РФ;
  • проставление отметки посольства необходимой страны.

В целом легализация «укладывается» в описанную выше схему, но, как обычно, есть и нюансы. Запутались, что, как и для кого должно быть оформлено? Иностранные клиенты уверяют, что подготовленные ими документы должны быть оформлены именно так и никак иначе, а внутренний голос юриста подсказывает, что что-то не то? Напишите нам, присылайте сканы документов – мы разберемся и подскажем, правильно ли они оформлены.

Как упростить процедуру легализации

Консульская легализация — сложная поэтапная процедура, да и в апостилировании при его кажущейся простоте есть свои нюансы. Ошибка при подаче документов грозит потерей времени, а иногда и денег. Уменьшить риск и сэкономить время и нервы можно, если обратиться к профессионалам-посредникам — в агентства переводов. Здесь выполняют весь комплекс услуг по легализации документов: перевод, заверение, апостиль, консульская легализация. В бюро «Прима Виста» клиенту достаточно прийти в офис с документами и обозначить задачу — вся «черновая» работа по оплате пошлин и хождению по мукам в инстанциях останется для вас за кадром.

Кроме того, в бюро переводов можно заказать ускоренное оформление апостиля или консульской легализации, чего не получится сделать при самостоятельной подаче документов. Стандартные сроки оформления документов при этом уменьшаются вдвое или даже втрое.

Какой способ легализации документов выбрать

При выборе способа легализации документов необходимо учитывать нюансы. Есть несколько способов проверки:

  1. Проверить список государств, подписавших Гаагскую конвенцию, сделать это можно на сайте Гаагской конференции по международному частному праву https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41 . Если страны в списке нет, придется делать консульское подтверждение.

  2. Узнать в МИДе о легализации документов – каким образом осуществляется процесс.

  3. Проконсультироваться в консульстве.

Главные отличия

Стоит остановиться на тех различиях, которые существуют между апостилированием и консульской легализацией. Когда используются апостили, они могут быть в том случае, если государства входят в число принявших конвенцию 1961 года, подписанную в Гааге.

Что касается конкретного органа для обращения, то тут уже стоит исходить из того, какой именно документ следует легализовать. На территории России это может быть Министерство обороны, отдела ЗАГС, Министерство юстиции и многие другие.

Если коснуться консульской легализации, то процесс занимает большее количество времени, да и органов для обращения становится гораздо больше. При этом не должно быть заключено двусторонних договоров между странами, а также они не должны входить в число принявших Гаагскую конвенцию. Обращаемые бумаги не должны считаться деловыми.

Отсутствие легализации

Россия заключила со многими странами большое число соглашений и договоров, на основании которых оказывается правовая помощь. Именно эти документы и служат основанием для отмены процесса легализации, как такового. Ни о какой частичной отмене речи не идет. Легализация уходит вообще в сторону, так как не требуется каких-либо апостилей, штампов. Документы иностранного государства имеют одинаковую силу и на территории России.

Но соглашения постоянно меняются, подписываются новые. Это говорит о том, что и список стран варьируется ото дня в день. Чтобы более точно получить информацию об этом, стоит обратиться в МИД России.

Какие документы подлежат заверению

Подтверждение может потребоваться как физическим, так и юридическим лицам. Чаще всего легализуют документы гражданского состояния, образования, финансы:

  • Выписки из ЕГРН, право на собственность.

  • Диплом об образовании, повышении квалификации.

  • Банковские выписки.

  • Свидетельства, выдаваемые ЗАГСом.

  • Медицинские заключения.

  • Справки об отсутствии судимости.

  • Доверенность.

Юридические лица подтверждают достоверность следующих документов:

  • Лицензию.

  • Контракты.

  • Устав.

  • Сертификаты.

  • Выписки из ЕГРЮЛ, ОГРН, ИНН.

Легализировать не удастся бумаги, которые нарушают законодательство России, а также:

  • Паспорт.

  • Военный билет.

  • Водительское удостоверение.

  • Таможенные декларации.

  • Трудовые книжки.

Требования к документам

К заверяемым бланкам предъявляются определенные требования:

  • Справка или диплом не должны быть ветхими, поврежденными.

  • Штампы на бланках должны быть четкими.

  • На справках должен быть проставлен период действия.

Если документ не соответствует какому-нибудь из этих требований, в этом случае рекомендуется заменить его на новый.

У процедуры нет срока действия. Повторно заверять свидетельства не нужно.

Порядок легализации документов для ОАЭ

При оформлении документов на работу в ОАЭ придется проводить консульскую легализацию, так как государство не участник Гаагской конвенции.

Если ранее на свидетельство был поставлен апостиль, это не освобождает от легализации.

Чтобы легализовать диплом для Арабских Эмиратов, нужно пройти несколько этапов:

  1. Сделать копию искомой бумаги и заверить ее у нотариуса. Если легализуется согласие или доверенность, копия не нужна.

  2. Перевести текст на арабский язык. Нужно найти опытного переводчика, можете обратиться к нам, мы осуществим перевод документов для легализации.

  3. Заверить результат у нотариуса.

  4. Отдать документы в Минюст. В данной структуре проверяют качество перевода, подлинность штампа и росписи нотариуса. В итоге к диплому подшивают заверенный лист.

  5. Подтверждение в МИД. Министерство иностранных дел проверяет документ на соответствие нормам законодательства, проставляют свои штампы на обороте.

  6. Обратиться в посольство ОАЭ. Там бумагу снова проверяют, ставят свои отметки.

  7. Заверить в MOFA UAE. Подтверждать документ в МИДе ОАЭ должен гражданин, который планирует выезд.

Источники

  • https://konsultiruet-yurist.ru/grazhdanskoe/legalizatsiya-dokumentov.html
  • https://www.klerk.ru/blogs/rosco/506557/
  • https://regforum.ru/posts/1744_zvonok_v_ofis_apokalipsis_delaete_otvet_da_my_zanimaemsya_legalizaciey_dokumentov/
  • https://www.primavista.ru/rus/articles/kak-proishodit-legalizaciya-dokumentov
  • https://rector.pro/clients/legalizatsiya-dokumentov-chto-eto-takoe/

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая консультация в Москве, статьи по праву и судам
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: