Форма заявки на поставку товара

Содержание
  1. На какие товары можно формировать заявку
  2. Порядок получения товара
  3. Требования к организации снабжения:
  4. Плюсы и минусы заявки
  5. Позитивный момент
  6. Негативный момент
  7. Критерии выбора поставщиков:
  8. Проделав предварительные исследования менеджер по закупу подготавливает договор поставки, где оговариваются:
  9. Оптимизация складских запасов
  10. Составление и оформление отдельных видов документов
  11. Описываем объект закупки
  12. Формы заявок
  13. Заявка образец №1
  14. Заявка образец №2
  15. Правила формирования и оформления дел
  16. Принимаем товары
  17. Можно ли отказаться от заявки на поставку товара
  18. Устанавливаем ограничения
  19. Что изменится в 2021 году
  20. Составление и оформление заявок на изобретения, полезные модели, промышленные образцы и выдачу патента
  21. На что обратить внимание при оформлении заявки
  22. Выбираем способ определения поставщика
  23. Кто составляет заявку
  24. Как проводить другие госзакупки
  25. Правила сочетаемости, взаимозаменяемости, рационального использования основных продуктов и дополнительных ингредиентов при приготовлении хлебобулочных, мучных и кондитерских изделий. Оформление заявок на склад
  26. Рассматриваем заявки
  27. Как оформить внутреннюю заявку на канцтовары в офис?

На какие товары можно формировать заявку

Заявку можно формировать на любые открытые поставщиком к бронированию виды товаров по желанию заказчика:

  • стройматериалы,
  • канцелярские принадлежности,
  • хозяйственные товары,
  • мебель,
  • технику,
  • оборудование и т.д.

Порядок получения товара

Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.

  1. Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
  2. Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
  3. После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).

При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.

Требования к организации снабжения:

  • минимальная закупочная цена
  • поставка необходимого ассортимента товаров в необходимом количестве и только высокого качества.
  • своевременность и периодичность завоза сырья.
  • лояльное и гибкое отношение к компании со стороны поставщика.

Снабжением предприятия занимается менеджер по закупу под руководством директора. На начальной стадии работы предприятия совмещает с работой кладовщика.

Складские помещения не занимаю больших площадей на производстве , по этому запасы сырья не большие ,оборачиваемость высокая, на предприятия поступает всегда свежее сырьё ,что является приоритетным направлением деятельности предприятия в борьбе за качество продукции.

Сырье непосредственно поступает на производство и приемка сырья происходит с участием производственного персонала : зав.производством или начальником цеха, бригадиром подразделения для которого предназначается сырьё. Таким образом принимается мясо ,куры, рыба, овощи, мука,грибы. В случае сомнений по другим группам товаров кладовщик также приглашает производственников.

Плюсы и минусы заявки

Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный товар в определенный период.

Позитивный момент

Ее основное преимущество заключается в том, что она гарантирует то, что как только необходимая продукция появится на складе поставщика, она будет забронирована под этого конкретного заказчика.

Негативный момент

Правда при этом, если вдруг возникнет необходимость заменить этот товар на какой-то другой, не указанный в документе, могут возникнуть сложности, как и в случае отказа заказчика от ранее отправленной заявки.

Критерии выбора поставщиков:

  • Качество поставляемого товара.
  • Оптимальное соотношение цены и качества.
  • Стабильность поставок.
  • Репутация поставщика. Выполнение им договорных обязательств.
  • Широта и глубина ассортимента, превосходящая их конкурентов (по необходимости).
  • Гибкость ценовой политики (скидки), предоставление самых низких цен, бонусы.
  • Получение лучших условий по срокам оплаты товара.
  • Скорость реагирования на заказ.
  • Затем делает сравнительный анализ цен.

Возможно, поставщик пойдёт на уступки и предложит такие же условия (скидки, бонусы, возвраты, отсрочка платежа). В случае положительного решения проблемы, необходимо потенциального поставщика поставить в известность о вновь предложенных условиях действующего поставщика и ждать предложения от него.

Проделав предварительные исследования менеджер по закупу подготавливает договор поставки, где оговариваются:

  • Период доставки — количество поставок в неделю. В зависимости от вида сырья (ингредиентов) период поставки должен быть как можно меньше, что оптимизирует оборачиваемость складских запасов. Данное условие обязательно оговаривается в договоре.
  • Время доставки — время от заказа до поставки. Этот промежуток времени должен быть как можно короче. Данное условие обязательно оговаривается в договоре.
  • Возвраты — возможность возврата (или обмена) товара у поставщика, срок хранения которого на исходе. Данное условие обязательно оговаривается в договоре.
  • Отсрочка платежа — время, через которое должна быть произведена оплата поставляемого товара. Отсрочка платежа должна быть как можно больше: минимум 7 дней, желательно 21 день и более .Данное условие обязательно оговаривается в договоре.

После предварительных переговоров договор рассматривается директором предприятия и подписывается.

Оптимизация складских запасов

С целью уменьшения периода «заморозки» денежных средств при их вложении в покупку сырья и ингредиентов необходимо иметь на складе минимально возможные запасы, размер которых не сказывается ущербно на работе производства. Необходимо помнить, что любой поставщик желает отгрузить как можно больше товара, что однозначно вызовет перетарку на складе и «замораживание» денежных средств. Поэтому, делая заказ на поставку необходимо учитывать потребности производства. Примерные данные по периодичности поставок представлены в таблице. Оптимальное количество товара, хранящегося на складе — это трёхдневный запас (т.е. среднедневное перемещение со склада в цеха в трёхкратном размере), за исключением скоропортящейся продукции (одно- двухдневный запас).

Увеличение нормы складских запасов допускается в случае поступления информации о повышении цен у поставщиков. В этом случае размер закупа согласовывается с Главным бухгалтером (наличие денежных средств) и зав.складом (наличие площадей для складирования).

Составление и оформление отдельных видов документов

Организационные документы Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009

Описываем объект закупки

Заказчик должен прописать в документации технические и качественные свойства продукции (п. 1 ч. 1 ст. 33). Запрещено использовать фирменные наименования, страну происхождения, торговые знаки. Последние уместны, только если рядом с ними есть фраза «или эквивалент».

Показатели (минимальные, максимальные и неизменяемые значения), единицы измерения и характеристики товаров и услуг указывают в соответствии с техническими регламентами и стандартами (ГОСТы, СанПиН, гигиенические нормативы и т. д.).

В подобных процедурах в документацию включают спецификацию на продукцию (п. 3 ч. 1 ст. 33) и устанавливают требования к упаковке товара, подтверждению соответствия, к процессам и методам производства. Товар может быть представлен так: «творог, сыр». А описание организации питания, помимо спецификации, содержать график оказания услуг, меню, описание процессов: «график, меню, процессы».

Продукты имеют срок годности, поэтому в документацию необходимо включить требование к нему (п. 4 ст. 33). Например, остаточный период может быть равен не менее 80%. Тогда молоко, которое хранится 10 дней, должно быть доставлено и принято покупателем не позднее чем на 2-ой день после изготовления продукта.

Формы заявок


К внешним заявкам относятся заявки на получение чего либо. К примеру, на получение патента мне необходимо подать заявку, где изложить суть.

Заявка образец №1

Заполненный образец заявки

В отдел снабжения НГЧ-1
от мастера Пермского участка
производства Лазарева Г.В.

Заявка

Для ремонта коридора поста ЭЦ ст. Ферма необходимо изготовить и установить 3 противопожарные двери в дверные проемы;
1. 2030 мм. × 970 мм. – правое открывание ………………..1 шт.
2. 2030 мм. × 970 мм. – правое открывание …………….….1 шт.
3. 2030 мм. × 870 мм. – левое открывание …………………1 шт.

Заявка образец №2

Заполненный образец заявки

В отдел снабжения НГЧ-1
От Бордачева Н.Д.

Заявка

Необходимых материалов для ремонта кабинетов НОД-1

1. ГКЛ ………………………………………………………………….150 м2.
2. Фанера ………………………………………………………………52 м2.
3. Саморезы по дереву 35×3,5 ………………………………………..500 шт.
4. Дюбель саморезы 75×4 …………………………………………….200 шт.
5. Подвесной потолок в комплекте …………………………………..52 м2.
в т.ч.
плитка Байкал ………………………52м2
направляющий уголок ……………..15шт.
направляющие 3,7 ………………….14 шт.
направляющие 1,2 ………………….24 шт.
направляющие 0,6 ………………….28 шт.
подвесы ……………………………..28 шт.
6. Обои виниловые ……………………………………………………150 м2.
7. Клей обойный ………………………………………………………8 шт.
8. Краска белая …………………………………………………………25 кг.
9. Колер (беж, мандарин) 0,7л. ……………………………………….6 шт.
10. Краска в/д белая …………………………………………………….64 кг.
11. Шпаклевка «Ветоноит» …………………………………………….40 кг.
12. Штукатурная смесь …………………………………………………50 кг.
13. Линолеум 3 м. ……………………………………………………….52 м2.
14. Краска половая ………………………………………………………10 кг.

Правила формирования и оформления дел

На основании номенклатуры дел происходит формирование документов в дела. В каждое дело группируются строго определенные документы. Внимание! Не допускается помещение в дело документов с разными сроками хранения, а также содержание которых не соответствует заголовку данного дела, а также различных черновиков.

Принимаем товары

Приемка продуктов питания по 44-ФЗ осуществляется по правилам и срокам, указанным в контракте (п. 13 ст. 34 44-ФЗ). Все действия осуществляет представитель заказчика либо приемочная комиссия (от 5 человек). На этом этапе заказчик проводит экспертизу (самостоятельно или с привлечением экспертов). Контролю подлежат:

  1. Количество и качество продуктов.
  2. Условия перевозки.
  3. Срок годности.
  4. Сохранность упаковки.
  5. Работники, непосредственно работающие с товаром (при организации питания).

Можно ли отказаться от заявки на поставку товара

Закон предусматривает право отказаться от заявки на поставку товара в некоторых ситуациях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить ранее достигнутые договоренности с поставщиком. Правда, при этом у заказчика должны быть доказательства своего бедственного положения.

В большинстве же случаев, если желание отказаться от заявки ничем не обосновано, это будет считаться нарушением условий сделки (договора).

Отказ от составленной, отправленной и принятой по всем правилам заявки неправомерен и поставщик вправе обратиться в судебную инстанцию за восстановлением справедливости.

Устанавливаем ограничения

Постановление правительства № 832 от 22.08.2016 утверждает перечень продуктов, происходящих из иностранных государств, на которые накладывается ряд ограничений.

При проведении конкурентных торгов на приобретение товаров из перечня заказчик обязан отказать в допуске заявкам, в которых объект закупки имеет иностранное происхождение (п. 2 постановления). Должны быть минимум две заявки, отвечающих требованиям документации и двум условиям:

  1. Предлагаемые товары должны быть произведены в одной из стран — членов ЕАЭС (Россия, Беларусь, Армения, Казахстан, Кыргызская Республика).
  2. В заявке не должно быть предложения поставки одинаковых по виду продуктов от одного производителя.

Эти ограничения не действуют для заказчиков, которые работают и проводят торги на территории иностранного государства, и в случае, когда извещение о закупках продукции из перечня было размещено до 22.08.2016.

01.07.2019 вступило в силу постановление правительства № 602 от 15.05.2019. Оно изменило постановление № 832. С июля под ограничения попали вина: игристые, ликерные и фруктовые (плодовые).

Что изменится в 2021 году

Минсельхоз запретит госзакупки импортных огурцов и помидоров. Планируется, что ограничения заработают с апреля 2021 года. Уведомление о начале разработки изменений разместили на портале проектов нормативных правовых актов. Дополнят перечень пищевых продуктов по постановлению правительства № 832 от 22.08.2016 об ограничениях допуска отдельных иностранных пищевых продуктов.

Отмечается, что эти овощи производятся в достаточных объемах в защищенном грунте на территории России.

Составление и оформление заявок на изобретения, полезные модели, промышленные образцы и выдачу патента

Заявка на изобретение подается заявителем в Роспатент самостоятельно или через патентного поверенного, постоянно проживающего на территории России и отвечающего установленным требованиям: ? не менее чем 4-летний опыт практической работы в области охраны промышленной собственности

На что обратить внимание при оформлении заявки

Как к содержательной части заявки, так и к ее оформлению, никаких особенных требований не предъявляется: ее можно писать на фирменном бланке предприятия, или на обыкновенном листе форматов А4, А5, от руки или напечатав на компьютере.

Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись представителя компании – заказчика (директора или иного работника, обладающего правом подписи подобного рода бумаг).

Заверять бланк печатью организации особой необходимости сейчас нет: с 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах организации).

Заявка составляется обычно в двух экземплярах, один из которых отправляется поставщику, второй остается у заказчика. Отправленная копия должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей документации.

Выбираем способ определения поставщика

Продовольствие можно закупать как путем проведения конкурентных процедур, так и у единственного поставщика (ч. 2.1 ст. 56). По постановлению правительства № 99 от 04.02.2015, только через конкурс с ограниченным участием должны осуществляться торги на приобретение продуктов или услуг по организации питания, НМЦК которых больше 500 000 руб. для организаций:

  • образовательных;
  • медицинских;
  • социального обслуживания;
  • оздоровления и отдыха детей.

Поставщики продуктов питания по 44-ФЗ для участия в такой процедуре должны иметь опыт исполнения контрактов, заключенных за последние 3 года до даты подачи заявки на участие в текущем конкурсе. Предмет: поставка продуктов или организация питания. Стоимость должна быть не менее 20% от НМЦК заключаемого по результатам текущих торгов контракта.

Кто составляет заявку

Непосредственно формированием заявки может заниматься любой работник предприятия-заказчика, в полномочия которого по должностной инструкции входит данная функция: бухгалтер, экспедитор, логист и т.д. На предприятиях малого сектора экономики составлением заявки занимаются сами директоры.

Как проводить другие госзакупки

Подробная инструкция, как правильно закупать:

  1. Продовольствие для жизнеобеспечения граждан.
  2. НИОКР.
  3. Вывоз мусора.
  4. Лекарственные средства.
  5. Мебель.
  6. Недвижимость.
  7. Электроэнергию.
  8. ОСАГО.
  9. Результаты интеллектуальной деятельности.
  10. Расходные материалы.
  11. Коммунальные услуги.
  12. Бумагу.
  13. В аварийных ситуациях.
  14. Иностранным поставщикам.

Правила сочетаемости, взаимозаменяемости, рационального использования основных продуктов и дополнительных ингредиентов при приготовлении хлебобулочных, мучных и кондитерских изделий. Оформление заявок на склад

Технологические принципы производства хлебобулочных и мучных кондитерских изделий Для рациональной организации технологического цикла производства хлебобулочных и мучных кондитерских изделий, определения выбора и вариантов сочетания основных продуктов и дополнительных ингредиентов необходимо соблюдать.

Рассматриваем заявки

Для подтверждения опыта, указанного выше, участник должен приложить к заявке копии исполненных контрактов, информация о которых есть в реестрах контрактов 44-ФЗ или 223-ФЗ, и копии документов о приемке продукции (п. 6 приложения 2 ПП № 99 от 04.02.2015). В остальных случаях дополнительных бумаг не требуется.

ВАЖНО!
Закон № 44 запрещает требовать включить в состав заявки документы, которые предоставляются во время поставки (например, сертификаты соответствия).

Если в результате проведения торгов по закупке продовольствия победитель предложил цену, которая на 25% и более ниже НМЦК, ему необходимо обосновать свое предложение (п. 9 ст. 37 44-ФЗ). В качестве подтверждающих документов используются:

  1. Гарантийное письмо от производителя с ценой и количеством товара.
  2. Бумаги, которые подтверждают наличие у победителя предлагаемой продукции.
  3. Иные документы (расчеты), доказывающие возможность поставки по предложенной цене в нужном объеме.

Как оформить внутреннюю заявку на канцтовары в офис?

Законодательно закрепленной и единой для всех организаций формы заявки на канцтовары нет. Поскольку суть этого документа для всех компаний одна – это заказ определенных товаров для сотрудников у отдела снабжения, – то составляются они примерно одинаково. В зависимости от характера операций различают два вида внутренних заявок:

  • на приобретение канцтоваров;
  • на выдачу канцелярских принадлежностей со склада.

Порядок оформления документа прост: сначала проводится ревизия остатков расходных материалов и канцтоваров, затем составляется полный перечень необходимого. Организация может иметь специальный бланк заявки канцтоваров с логотипом и реквизитами компании. Несмотря на то, что документ составляется в свободной форме, есть несколько общих правил:

  • В шапке документа обязательно необходимо прописать ФИО руководителя подразделения, которое нуждается в канцтоварах, а также ФИО специалиста по закупкам;
  • Перечень товаров оформляется в таблице со следующими столбцами – наименование товара, количество (с единицами измерения – штуки, упаковки и т.д.), артикул, цена.

Иногда устав компании предусматривает обоснование заказа, и тогда требуется служебная записка. Есть несколько пунктов, которые обязательно стоит в ней указать:

  • Справа в углу пишем адресата записки (обычно составляется на имя руководителя отдела снабжения) и адресанта (от кого);
  • Посередине страницы название документа (Служебная записка о закупке канцелярских товаров);
  • Дата и номер записки;
  • Основной текст документа с просьбой;
  • Подпись составителя и ее расшифровка.

Список канцтоваров для офиса прикрепляется отдельным документом, либо размещается в теле записки.

Источники

  • https://assistentus.ru/forma/zayavka-na-postavku-tovara/
  • https://pitportal.ru/samples_docs/production/5587.html
  • https://bstudy.net/775340/tehnika/oformlenie_zayavok_sklad
  • https://goskontract.ru/tender/zakupka-produktov-pitaniya-po-44-fz-poshagovaya-instruktsiya
  • https://law-raa.ru/zayavka-obrazec.html
  • https://www.officemag.ru/info/guide/index.php?ID=10329829

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая консультация в Москве, статьи по праву и судам
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: