Как и где заверить документы апостилем в Москве

Правовое регулирование в РФ

Вопросы относительно порядка простановки апостиля на документах регулируются несколькими нормативно-правовыми актами. В их числе следующие:

1. «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы РФ» от 2015 года №330-ФЗ.
2. МВД РФ от 2013 года №625.
3. Минкультуры от 2012 года №566.
4. №523 от 2008 года от Министерства обороны.
5. №152 от 2014 года от Министерства образования.
   

Также разработаны методические рекомендации в части формирования госуслуги по проставлению апостиля.

Для каких документов нужно

На основании Гаагской конвенции страны-участницы принимают на своих территориях сведения об упрощенном порядке подтверждения законности определенных документов при помощи апостиля.

Апостиль проставляется на следующие официальные документы, которые были обозначены Конвенцией:

1. Выданные государственными органами власти, включая судебные решения, приговоры и постановления от прокуратуры.
2. Свидетельства и справки: например, свидетельство о рождении, смерти и пр.
3. Нотариально заверенные документы.
4. Документы об образовании: аттестаты, сертификаты о повышении квалификации, акты и пр.
5. Коммерческие документы: уставы, соглашения, контракты и пр.
6. Государственные штампы и отметки о регистрации, визы.
7. Прочие документы: справки из медицинских учреждений, справки о трудовом стаже.

Апостилирование допускается в отношении:

1. Подлинников документа.
2. Его нотариально заверенной копии.
3. Перевода, который изначально удостоверяется нотариусом и подшивается к его копии.

Передаваемые для простановки апостиля документы должны соответствовать ряду требований:

1. Быть хорошо читабельными.
2. Содержать только достоверные данные.
3. Не иметь исправлений от руки, надписей ручкой или маркером и пр.

Когда может потребоваться

Апостилирование может понадобиться достаточно часто, если речь идет о предоставлении документов в другое государство:

• при оформлении на работу;
• при выезде за пределы РФ или на постоянной основе;
• при поступлении в образовательное учреждение;
• при получении медицинского обслуживания;
• при судебных постановлениях;
• в процессе подготовки к получению гражданства другой страны;
• при оформлении другой визы;
• при участии в конкурсах за пределами РФ;
• при усыновлении ребенка за рубежом;
• при получении лицензии на ношение оружия.

Указанный перечень ситуаций не является исчерпывающим, но указанные причины являются наиболее распространенными.

Как выглядит апостиль, и какие сведения он должен содержать

Апостиль имеет прямоугольную форму с размерами 90*90 мм. Он должен соответствовать образцу, согласно Конвенции. Апостиль можно проставить на самом документе или на отдельной бумаге, которая скрепляется с документом.

Например, в России апостиль чаще всего имеет форму штампа, а также печати, стикера, отдельного документа (он может быть скреплен с заверяемым при помощи клея, колец и скрепок).

Требования к содержанию

Апостиль должен содержать следующую информацию:

1. Наименование государства, которое выдало его.
2. Фамилию и должность подписанта.
3. Наименование учреждения, чьи печать или штамп есть на документе.
4. Наименование города, где проставлен апостиль.
5. Дату, когда апостиль был проставлен.
6. Название государственного органа.
7. Номер апостиля.
8. Печать или штамп учреждения.
9. Подпись лица, которое его поставило.

Какой язык должен использоваться

В Конвенции жестко не регламентируется вопрос указания языка апостиля. Допускается использование официальных языков Конвенции (им являются английский язык или французский), а также оригинального языка подписанта. Обычно оба варианта комбинируются: один экземпляр составляют на языке подписанта, второй дублирует его на одном выбранном языке конвенции.

Как опознать апостиль «в лицо»

Апостиль – это штамп. Примерные размеры – 9 на 9 см. Внутри штампа – форма для заполнения. В нее вносят установленные конвенцией данные-реквизиты. Их всего 10:

государство, выдавшее апостиль; фамилия того, кто подписал необходимый вам документ; его должность, наименование учреждения, скрепившего документ печатью или штампом; название города, в котором проставлен апостиль; дата и орган проставления апостиля; номер, печать учреждения и подпись должностного лица, проставившего апостиль.

Штамп несет один и тот же заголовок – слово апостиль на французском языке и упоминание о Гаагской конвенции 1961 года: «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)»

• Штамп всегда должен соответствовать всем требованиям конвенции, иначе документ могут не признать. Срок действия этого штампа не ограничен. Однако сам документ может иметь даты истечения срока действия.
• Апостиль проставляют на оригинал документа. Если это невозможно, как в случае с водительским удостоверение, тогда апостиль проставляют на отдельном листе, который должен прикрепляться к оригиналу документа по правилам.
• Апостиль не проставляют на паспорта и другие документы, которые удостоверяют личность. Но в каждом отдельном случае, следует проверять правила апостилирования.
• Другие штампы и печати не являются апостилем.

Кто заверяет документы апостилем

Право на проставление апостиля передают в каждом государстве отдельным ведомствам, которые проверяю документы, выданные на территории уполномочившего их государства.

В РФ полномочия проставить апостиль России имеют 6 органов власти и внушительный список органов исполнительной власти субъектов Федерации.

А вот, например, апостиль Беларуси в этой республики могут проставить 4 органа власти: Министерство образования республики, Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ, Главное управление юстиции, МИД.

Апостиль не проставляют посольства и консульства. Конвенция так же предупреждает, чтобы каждое государство следило за соблюдением условий соглашения и консульскую легализацию не проводили там, где достаточно заверения апостилем.

Двойной апостиль на документы – что это такое?

Условия Гаагской конвенции оговаривает и усложнение процедуры легализации апостилем на усмотрение стран-участниц. Примером тому могут служить страны, которые требуют двойного апостилирования. Это значит, что апостиль надо ставить на оригинале и на заверенных нотариусом копиях либо переводах. Это требование действует в Австрии, Бельгии, Великобритании, Дании, Голландии, Италии, Португалии, Франции, Швейцарии, Норвегии.

Апостиль не проставят если …

• Закон страны не разрешает вывозить документ за границу.
• Документ не нужно легализовать по условиям отдельных договоров, например, по Минской конвенции для стран СНГ.
• Документ нарушает законы страны или может нанести вред государству и его гражданам.
• Подпись или печать на документе не соответствует официальным образцам.
• Документ не имеет дополнительных заверений, которые могут быть установлены в каждой отдельной стране.
• На документе есть недопустимые законом исправления, подчистки, зачеркивания и т.п.
• Записи и оттиски нечеткие и их невозможно расшифровать.
• Документы не сшиты по требуемым правилам.
• Документ выдан в стране, которая не присоединилась к Гаагской конвенции, и требуется консульская легализация
• Если документ не подлежит легализации. К таким относятся: коммерческие и таможенные, консульские и посольские документы. В этом списке таможенные декларации, соглашения о работах, услугах, поставках, расчетах, о перевозе товаров через границу и т.п.

На какие док-ты проставляется

Апостилированию подлежат:

• документы об образовании – это могут быть дипломы, аттестаты и различные справки, личные дела студентов;
• справки об отсутствии или наличии судимости;
• документы, оформленные у нотариуса – согласия, договоры, завещания, доверенности, заявления и т.п.;
• справки и/или свидетельства из ЗАГСа;
• медицинские справки;
• учредительные документы юридических лиц;
• справки с работы;
• справки и выписки из банка;
• нотариальные копии различных документов, в том числе паспортов.

Справка о наличии или отсутствии судимости

Апостиль на справке об отсутствии судимости в МВД можно поставить при наличии следующего перечня документов:

• заявление;
• оригинал документа, подлежащего апостилированию плюс его копия;
• паспорт (для граждан РФ, проживающих на территории РФ) или другой документ, удостоверяющий личность заявителя;
• оплата госпошлины (квитанцию предоставлять не требуется);
• в случае подачи через представителя — удостоверение личности представителя и нотариальная доверенность.

Срок рассмотрения заявления – до 5 рабочих дней (выходные не считаются). В отдельно взятых случаях этот срок может увеличиться еще вплоть до 30 рабочих дней.

Архивные справки, архивные выписки или копии

Для того, чтобы проставить апостиль на архивном документе, понадобится:

• заявление;
• документы, подлежащего апостилированию (все надписи, подписи и оттиски печатей должны быть четко проставлены и хорошо читаемы);
• оригинал паспорта заявителя при личном обращении (для граждан РФ, проживающих на территории РФ) или другой документ, удостоверяющий личность; если запрос будет отправляться по почте – копия документа;
• оплата госпошлины (квитанцию предоставлять не требуется);
• если подача будет происходить через представителя — удостоверение личности представителя и нотариальная доверенность.

Срок рассмотрения заявления – до 5 рабочих дней (выходные не считаются). Иногда для дополнительной проверки этот срок может увеличиться еще вплоть до 30 рабочих дней.

Другие документы или нотариально заверенные копии

Для того, чтобы удостоверить с помощью апостиля каких-либо других документов или различных нотариальных, понадобится:

• письменный запрос;
• документ, подлежащий удостоверению – оригинал либо копия, заверенная нотариусом;
• оригинал паспорта заявителя при личном обращении (для граждан РФ, проживающих на территории РФ) или другой документ, удостоверяющий личность;
• оплата госпошлины (квитанцию предоставлять не требуется);
• в случае подачи через представителя — удостоверение личности представителя и нотариальная доверенность.

Срок рассмотрения заявления – до 3 рабочих дней. В отдельных случаях этот срок может увеличиться еще вплоть до 30 рабочих дней.

Отказы

Существует ряд причин для отказа в проставлении апостиля:

1. Непредставление исчерпывающего перечня документов в соответствии с регламентом, установленным органом обращение. Если документ представлен, но не соответствует требованиям – это приравнивается к его непредставлению.
2. Документ был запрошен для страны, в которой апостиль не имеет силы.
3. Неверный орган обращения.
4. На документе отсутствует необходимая подписи должностного лица или оттиск печати, либо они разнятся с действующими записями актов гражданского состояния;
5. Документ содержит механические исправление – дописки, подчистки, исправления, которые не были оговорены, имеет нечитаемые элементы подписи должностного лица или печати.

Взаимное признание документов

В ряде стран, с которыми Россия заключила договоры, требуется только нотариальный перевод документа на государственный язык страны, в которую он предоставляется. Это означает, что дополнительной легализации или апостилирования ему не нужно. Обязательный критерий – документ должен быть оформлен в надлежащем виде.

Страны, с которыми у России действует взаимное признание документов:

• Австрия
• Венесуэла
• Австралия
• Барбадос
• Азербайджан
• Белоруссия
• Андорра
• Нидерландские Антильские острова
• Аруба
• Армения
• Багамы
• Аргентина
• Бермуды
• Белиз
• Американское Самоа
• Болгария
• Ботсвана
• Грузия
• Британская антарктическая территория
• Американские Виргинские острова
• Бруней
• Антигуа и Барбуда
• Великобритания
• Бельгия
• Маршалловы Острова
• Британские Виргинские острова
• Вануату
• Босния и Герцеговина
• Венгрия
• Гваделупа
• Французская Гвиана
• Германия
• Ирландия
• Гондурас
• Джерси
• Гернси
• Италия
• Доминика
• Гренада
• Албания
• Гибралтар
• Гуам
• Дания
• Доминиканская Республика
• Израиль
• Индия
• Латвия
• Кипр
• Греция
• Испания
• Малави
• Кабо-Верде
• Казахстан
• Исландия
• КНР
• Каймановы острова
• Макао
• Гонконг
• Колумбия
• Мальта
• Республика Корея
• Острова Кука
• Лихтенштейн
• Сент-Винсент и Гренадины
• Лесото
• Либерия
• Майотта
• Люксембург
• Маврикий
• Сен-Пьер и Микелон
• Швейцария
• Македония
• Мексика
• Новая Каледония
• Монтсеррат
• Литва
• Северные Марианские острова
• Молдавия
• Нидерланды
• Монако
• Остров Мэн
• Намибия
• Ниуэ
• Норвегия
• Россия
• Панама
• Сан-Марино
• Перу
• Монголия
• Польша
• Новая Зеландия
• Сейшельские Острова
• Пуэрто-Рико
• Реюньон
• Сент-Люсия
• Румыния
• Сальвадор
• Португалия
• Сан-Томе и Принсипи
• Япония
• США
• Самоа
• Свазиленд
• Фиджи
• Словакия
• Словения
• Сербия
• Суринам
• Тёркс и Кайкос
• Тонга
• Тринидад и Тобаго
• Турция
• Украина
• Уоллис и Футуна
• Остров Святой Елены
• Фолклендские острова
• Сент-Китс и Невис
• Финляндия
• Эквадор
• Франция
• Хорватия
• Черногория
• Чехия
• Швеция
• Французская Полинезия
• Эстония
• ЮАР

Консульская легализация документов vs апостиль

Консульская легализация действует для тех стран, где не признается апостиль. Она выступает его аналогом, но это более сложная и долгая процедура.

Легализация состоит из четырех последовательных ступеней заверения.

1. Проставление удостоверения у нотариуса вместе с переводом документа, в присутствии переводчика с документом, удостоверяющим личность и квалификацию переводчика.
2. Дальше этот документ удостоверяется в Минюсте.
3. Потом документ из Минюста заверяется в Консульском департаменте МИД.
4. Затем он передается в консульство страны, для которой проходил легализацию, и удостоверяется там.

Кто имеет право выдавать апостиль

Легализировать документы с применением апостиля, предназначенных для предъявления в зарубежных странах, подписавших Гаагскую конференцию, могут в пределах своей компетенции:

• Минюст России и органы юстиции РФ администраций региональных субъектов РФ.

• Органы ЗАГС администраций региональных субъектов РФ.

• Генеральная прокуратура РФ.

• Минобороны России РФ.

• Рособрнадзор РФ.

• Росархив.

На сайтах соответствующих организаций указывается контактная информация, часы приема.

Апостиль не ставится

Не все документы могут легализироваться апостилем. К исключениям относятся:

• акты дипломатического и консульского характера;

• коммерческие операции и таможенная документация;

• трудовая книжка, удостоверение личности и военный билет;

• паспорт, удостоверяющий личность гражданина.

Целесообразно заверять апостилем вместе с оригиналом несколько копий сразу. Практика показывает, что документы предоставляют в разные организации безвозвратно.

Причины отказа в проставлении апостиля

Документы могут быть не заверены апостилем по следующим причинам:

• при механических повреждениях нарушена целостность или читаемость документа;

• не допускается ламинирование документа;

• присутствуют исправления в документе;

• нечитаемый текст;

• допущены разночтения в ФИО.

Взимание госпошлины за апостиль

В налоговый кодекс РФ за услугу проставление апостиля предусмотрено взимание госпошлины. За каждый документ берется оплата в размере 2500 рублей плюс дополнительная оплата за «срочность», за архивные поиски и восстановление документов.

Ксерокопии документов со штампом апостиля юридически имеют силу, как и оригинал.

Согласно налоговому законодательству государственной, региональной, местной власти освобождены от взимания и определенная группа льготников. Ознакомиться со списком льготников можно в статье .

На сроки выдачи апостиля отводится три-четыре рабочих дня, если не требуются дополнительные услуги по оформлению документов.

Чем апостиль отличается от консульской легализации

Легализовать документы для предъявления за рубежом можно двумя процедурами: проставлением апостиля и консульская легализация.

Консульская легализация – это многоуровневый процесс, состоящий из этапов:

1. Потребуется не только перевести документ, но и заверить его у нотариуса.

2. В Минюсте заверить подпись нотариуса, заверителя документа.

3. В департаменте консульской службы МИД получить подтверждение о подлинности подписи, заверенной в Минюсте.

4. В заключении легализировать документ в иностранном консульстве страны, где будет предъявлен документ.

Апостиль в Департаменте образования Москвы

Какие документы апостилируются: академические справки и документы об образовании (дипломы, аттестаты, приложения), квалификации, ученых степенях, званиях — только подлинники. При этом не имеет значения, где вы получали документ — в Москве или другом субъекте РФ.

Какие документы нужны для оформления апостиля: при обращении потребуется написать заявление и предоставить вместе с ним сам документ на апостилирование, паспорт и документ об уплате госпошлины. Кроме того, иногда может понадобиться и документ об изменении ФИО, если, конечно, таковое имело место и данные не соответствуют документу, который нужно апостилировать.

Куда нести документы: все материалы принимаются и выдаются в пункте приема и выдачи документов Департамента образования по адресу: 129090, г. Москва, ул. Большая Спасская, д.15, стр. 1.

Срок оформления апостиля: документы об образовании апостилируются достаточно долго. На это может уйти до 45 дней, а иногда и больше.

Апостиль справки и других документов ГИАЦ МВД России в Москве

Какие документы апостилируются: любые официальные документы, которые не могут быть легализованы в других госорганах. В первую очередь, Минюст апостилирует нотариально удостоверенные копии официальных документов и документы, выданные нотариусами (доверенности, согласия и т.д.).

Поставить апостиль в Москве в Министерстве Юстиции можно при условии, что документ выдан в столице. Это же касается нотариальных копий: в Москве можно апостилировать только те копии, которые оформлены нотариусами Москвы.

Куда нести документы: в Министерство Юстиции по адресу 119991, ГСП-1, город Москва, улица Житная, дом 14

Какие документы нужны для оформления апостиля: заявление, сам документ, паспорт и квитанция об оплате госпошлины.

Срок оформления апостиля: 5 рабочих дней.

Апостиль в Министерстве юстиции / ГУ Минюста РФ по Москве

Какие документы апостилируются: любые официальные документы, которые не могут быть легализованы в других госорганах. В первую очередь, Минюст апостилирует нотариально удостоверенные копии официальных документов и документы, выданные нотариусами (доверенности, согласия и т.д.).

Поставить апостиль в Москве в Министерстве Юстиции можно при условии, что документ выдан в столице. Это же касается нотариальных копий: в Москве можно апостилировать только те копии, которые оформлены нотариусами Москвы.

Куда нести документы: в Министерство Юстиции по адресу ул. Кржижановского, 13, корп.1

Какие документы нужны для оформления апостиля: заявление, сам документ, паспорт и квитанция об оплате госпошлины.

Срок оформления апостиля: 5 рабочих дней.

Справочная информация: навести справки можно по телефонам: (499) 124-24-26, (499) 940-36-12.

Какие требования предъявляются к апостилю

Первая группа требований касается формы. Штамп может быть составлен на одном из языков Гаагской конвенции (English/Francais) или родном языке страны, в котором проставляется.

Но верхний заголовок обязательно прописывается на французском, хотя многие государства игнорируют это правило.

Апостиль включает следующую информацию:

1. номер;
2. государство и город, где был проставлен;
3. официальный орган, заверивший документ для заграницы, его печать;
4. подпись чиновника, заверившего документ для заграницы;
5. фамилия и занимаемая должность лица, подписавшего документ;
6. орган, проставивший печать на документе.

Заверяющий штампик ставят или на самом документе, или на другом листе, который потом скрепляют или сшивают с основной бумагой.

Апостиль может иметь произвольную форму: сургучной или рельефной печати, самоклеящегося стикера, отдельного приложения.

Вторая группа требований касается процедуры апостилирования. Штамп проставляется только при соблюдении трёх условий:

1. Заверяющая страна и страна, в которую лицо намерено предоставить бумаги, являются участницами Гаагской конвенции.
2. Заверяется документ государственного образца, то есть в национальном законодательстве присутствует его типовая форма.
3. На акте присутствуют хорошо читаемые печать и подпись компетентного лица.

В проставлении заветного штампика могут отказать по ряду причин. В частности, если в документе имеются исправления, или нарушена его целостность.

Какие органы проставляют апостиль

Вопрос о том, кто должен проставлять заверяющий штамп, не регулируется Гаагской конвенцией. Страна-участница самостоятельно определяет перечень таких лиц и закрепляет в национальном законодательстве.

Например, в РФ большинство иностранных документов апостилируются в Минюсте и его территориальных органах.

Апостиль на справку об отсутствии судимости ставят органы МВД, апостиль на свидетельство о рождении – органы ЗАГСа. Кроме того, заверяющими полномочиями обладают Генеральная прокуратура, Минобороны, Рособрнадзор и другие властные структуры.