Как заполнять и в каких случаях применять УПД

Содержание
  1. Что означает УПД
  2. Зачем нужен УПД
  3. Какие хозсубъекты могут применять УПД
  4. Предпосылки для применения УПД
  5. Счет-фактура или универсальный передаточный документ
  6. Как упрощенцу выставить УПД и не попасть на уплату НДС
  7. Как быстро и каким числом оформляется
  8. Соответствие УПД и счета-фактуры
  9. Как исправить ошибки в УПД?
  10. В каких случаях можно использовать УПД
  11. Что обычно включает в себя настоящий УПД: заполняем правильно
  12. Бланк УПД
  13. УПД, выступающий только в роли первички
  14. Кто расписывается
  15. Наименование экономического субъекта и печать
  16. Как заполнять
  17. Кто ставит подпись в УПД
  18. Как вести нумерацию
  19. Сроки оформления универсального передаточного документа
  20. Преимущества
  21. Что включает в себя УПД
  22. Поля, которые заполнять не обязательно, но полезно
  23. Как начать работать с УПД?
  24. Как заполнить УПД в программе “1С:Бухгалтерия 8”
  25. Допускается ли составление УПД в иностранной валюте
  26. Реализации и УПД
  27. Как присвоить номер УПД
  28. Начало формирования
  29. Порядок и образец заполнения УПД
  30. Чем удобнее пользоваться
  31. О порядке заполнения УПД
  32. Для чего может оказаться нужна бумажная версия бланка
  33. Как заполнить дату УПД
  34. Бухгалтерские, созданные в электронном формате документы, сокращенно УПД
  35. Итоги

Что означает УПД

УПД расшифровывается как универсальный передаточный документ.

В современный документооборот УПД введен в 2013 году. Он призван сократить количество бумаг, оформляемых по сделке, так как представляет собой совокупность нескольких документов:

Как видно из схемы, УПД применяют вместо первичного документ (накладной/акта) и счета-фактуры.

Учтите, что первичка и счет-фактура служат в учете для разных целей:

Вот важные детали применения УПД:

  • в одном документе можно сразу отразить и отгружаемые товары, и оказываемые услуги – если к моменту отгрузки товаров услуги уже оказаны;
  • счет-фактура, выписываемый на полученный от покупателя аванс, не может быть заменен УПД;
  • корректировочный счет-фактура может быть заменен на корректировочный УПД.

Зачем нужен УПД

На основании универсального передаточного документа можно вести бухучет, списать затраты по налогу на прибыль, а также заявить налоговый вычет по НДС.

Если организация решила использовать УПД в своей деятельности, это нужно утвердить в установленном порядке в учетной политике.

Форма универсального передаточного документа, которая была предложена ФНС России в письме от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/[email protected], носит рекомендательный характер. За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/[email protected], от 12.03.2012 № ЕД-4-3/[email protected]).

Возможность объединения нескольких документов в одном объясняется тем, что дополнительные реквизиты в счетах-фактурах не являются основанием для отказа в вычете налога на добавленную стоимость.

А вот формы первичных учетных документов организации могут выбирать сами. В статье 9 Закона № 402-ФЗ установлен только перечень обязательных реквизитов.

Какие хозсубъекты могут применять УПД

УПД может применять любой хозяйствующий субъект.

В договоре с контрагентом закрепляют факт предоставления УПД по поставленным товарам/оказанным услугам/выполненным работам.

Использование УПД не является обязанностью, делать это можно по своему желанию. Более того, с одними контрагентами можно применять УПД, а с другими – накладные/акты и счета-фактуры.

Как известно, упрощенцы не платят НДС, поэтому не составляют счета-фактуры. Если же упрощенец выставит счет-фактуру с выделенным НДС:

  • он должен уплатить НДС в бюджет;
  • представить декларацию по НДС – только в электронном виде;
  • не может принять к вычету суммы НДС, выставленные поставщиками.

И тем не менее, упрощенец может выставить УПД и не получить таких последствий. Как это сделать? Для таких случаев предусмотрены в УПД статусы – 1 и 2.

Предпосылки для применения УПД

Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:

  • первичного учетного — в силу законодательства о бухучете (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ
  • счета-фактуры — по требованию налогового законодательства (пп. 1, 3 ст. 168, п. 1 ст. 169 НК РФ).

При этом содержание перечисленных документов в основном идентично. Ведь накладные (ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная Т-1) или акты и счет-фактура дублируют содержание хозяйственной операции. А это увеличивает как временные, так и финансовые затраты на оформление, учет, хранение, поиск и анализ первичных учетных документов.

Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры.

Счет-фактура или универсальный передаточный документ

С появлением УПД у российских компаний, возник вопрос, что удобнее: счет-фактура или этот документ?

Сразу оговоримся, что в отличие от счета-фактуры УПД – это не обязательная, а рекомендованная форма. При этом она позволяет компаниям:

1. Использовать в бухгалтерском учете;

2. Принимать к вычету НДС, так включает в себя полностью все реквизиты счета-фактуры, являясь, в какой-то степени, его копией;

3. Использовать в качестве доказательства о понесенных затратах при определении налоговой базы.

Обратите внимание! Универсальный передаточный документ нельзя использовать только как счет-фактуру. Такой вывод ФНС сделала в письме № АС-4-15/[email protected] УПД можно использовать в двух рекомендованных службой вариантах:

  • он заменяет счет-фактуру и первичку (в поле «Статус» значение 1);

  • он заменяет только передаточный документ (в поле «Статус» значение 2).

Заявить вычет можно по УПД со статусом 1. Но использовать универсальный передаточный документ только в качестве счет-фактуры нельзя. Налоговики напомнили, что для этого не предусмотрено отдельного статуса. Поэтому ФНС рекомендует всегда составлять счет-фактуру по форме, утвержденной Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Как упрощенцу выставить УПД и не попасть на уплату НДС

Как было сказано, УПД предназначен для уменьшения количества бумаг, оформляемых по сделке. Зачем же упрощенцу выставлять УПД, если он и так использует лишь один документ – акт/накладную – и не выписывает счет-фактуру?

Причин может быть много. Например, это:

  • требование контрагента;
  • так настроена действующая программа учета;
  • просто удобнее работать с УПД.

В общем – раз право имеет, то и пользуется этим правом применять УПД. Но для упрощенца универсальный передаточный документ должен быть исключительно первичкой. Чтобы УПД на упрощенке не стал счетом-фактурой, при его заполнении нужно использовать статус «2».

То есть, УПД со статусом «2» – первичный документ. Статус «1» говорит о том, что УПД сочетает в себе первичку + счет-фактуру.

Как быстро и каким числом оформляется

Как и любой иной первичный документ, его следует составлять прямо во время операции, либо сразу после завершения. Но это случай, который не всегда реально повторить.

Поэтому в рекомендуемом виде допустимы 3 варианта даты:

  • когда составили бумагу;
  • произошла сделка;
  • товар был получен/принят на остаток.

Соответствие УПД и счета-фактуры

Поскольку с 01.01.2019 форма счета-фактуры менялась, бланк УПД также нуждается в корректировке, в том числе в добавлении:

  • Строки 8 для указания идентификатора госконтракта. Заполняется теми, кто работает по госконтрактам; остальные ставят прочерк.
  • Графы 1а для отражения кода вида товаров, вывозимых в страны ЕАЭС. При отсутствии экспорта в Белоруссию, Казахстан, Армению, Киргизию в графе ставится прочерк.
  • Указания на то, что УПД может быть подписан не только индивидуальным предпринимателем, но и уполномоченным им лицом.

Как исправить ошибки в УПД?

В ходе деятельности неизбежно возникают ситуации, когда в первичной документации допускаются ошибки. Порядок корректировки УПД не стандартный и зависит от многих факторов, так как это не типичный первичный документ.

Статус Место Характер Порядок исправления Особенности исправления
1 СФ и первичный документ Препятствует идентификации В обязательном порядке создается новый документ со статусом «1» Сохраняется номер и дата, присвоенные до корректировки (строка 1). Указывается номер и дата исправления (строка 1а). Подписывается уполномоченными лицами.
Не препятствует идентификации По необходимости создается новый документ со статусом «2» Сохраняется номер и дата, присвоенные до корректировки (строка 1). Указывается номер и дата исправления (строка 1а). Не подписывается повторно.
Только первичный документ Допустим предыдущий вариант либо путем прямой правки Исправление в первоначальном документе заверяется надписью «Исправлено», а также подписью уполномоченных лиц с указанием даты исправления.
2 Только первичный документ Только путем прямой правки документа Исправление в первоначальном документе заверяется надписью «Исправлено», а также подписью уполномоченных лиц с указанием даты исправления.

Обратите внимание, что характер ошибки, допущенной в документе, определяется с точки зрения налоговой проверки. Так, идентификации препятствуют ошибки, искажающие информацию о сторонах, содержании или стоимости сделки, о налоговой ставке или сумме налога.

В каких случаях можно использовать УПД

Универсальный передаточный документ позволяет использовать его сразу в качестве нескольких документов:

  • счет-фактура,

  • накладная или иной передаточный документ,

  • либо все вместе.

Его можно применять:

  • при сдаче сделанной работы или услуги заказчику;

  • при различных видах отгрузки товаров;

  • при проведении сделок посредством комиссионеров,

  • принципалов; при передаче своих имущественных прав другому лицу.

Что обычно включает в себя настоящий УПД: заполняем правильно

Составляют ее из двух частей, как уже говорилось выше. В печатном виде это будет обведено жирной рамочкой.

Чтобы бумага соответствовала требованиям и содержала следующие данные:

  • наименование;
  • название юрлица-составителя;
  • дата, когда был составлен, и его номер;
  • как отражается факт хозоперации;
  • стоимость и объем объектов;
  • подписи всех ответственных людей с их должностями, чтобы можно было быстро их идентифицировать;
  • основание каждой сделки.

Обязательные строчки для документа, если он будет выступать в первом статусе:

  • платежка, к которой его нужно составить;
  • сумма акциза;
  • ставка налога;
  • код страны, в которой был произведен продукт;
  • название государства кратко;
  • номер декларации.

От цифры статуса будет зависеть дата и нумерация файла. Важно помнить, что ФНС предъявляет требования и проверяет порядок нумерации.

Бланк УПД

Бланк УПД и порядок его заполнения приведен в письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Он создан на основе формы счета-фактуры.

 

Не только применение самого УПД необязательно. Использование именно этой формы УПД – тоже не является однозначно необходимым. Дело в том, что унифицированные формы документов отменены. Есть лишь требование о наличии обязательных реквизитов.

Статус в УПД можно отнести к реквизитам, свойственным только УПД, поэтому для него он обязателен.

Как видно, статус надо проставлять в верхнем левом углу бланка. Повторим его возможное значение:

Порядок заполнения УПД с обоими статусами одинаков. Единственное – при использовании УПД в качестве первички ( т. е. со статусом «2»), в графах 7 и 8 пишут «без НДС».

УПД, выступающий только в роли первички

 

Кто расписывается

Всегда заполняются строчки, в которых должны ставить свои подписи руководитель компании, представитель бухгалтерии. Это обязательно в соответствии с требованиями ФНС.

Также указывается должность и Ф.И.О. с подписью лиц, которые занимались отгрузкой, водители, уполномоченные передавать права.

Чуть дальше ставит подпись уже покупающая сторона. Такие же ответственные лица, которые занимались приемкой, проверяли качество и количество партии. Рядом – МОЛ, которые оформляли хозяйственную жизнь.

Наименование экономического субъекта и печать

Строка 14 УПД – показатель, позволяющий включить информацию о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны продавца (исполнителя). Это может быть лицо, ведущее бухгалтерский учет продавца (исполнителя), или комиссионер (агент), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные в его интересах.

В строке 19 нужно указать сведения о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны покупателя (заказчика), в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя.

Печать на универсальном передаточном документе не нужна. Во-первых, она не предусмотрена для счета-фактуры (исключена из п. 6 ст. 169 НК РФ с 01.01.2002). Во-вторых, она не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати в УПД не будет препятствием, как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль.

Однако, если на документе будет стоять печать, имеющая в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, показатели строк 14 и 19 можно не заполнять.

Как заполнять

Главная особенность заключается в мультифункциональности документации. Стоит помнить, что обычно оформление этого бланка не вызывает никаких затруднений или сложностей. В нем содержатся знакомые всем бухгалтерам и другим МОЛ строчки.

В одной части файла находится жирная рамка, она дублирует данные из СФ, они необходимы. Туда вписывают информацию о содержании операции, ее участниках и реквизиты организаций. В эту зону лучше ничего лишнего не прописывать.

Под этим блоком отражаются подробности о договоре, который был заключен сторонами. С помощью показателя идентифицируется содержание сделки, поэтому его можно отнести к обязательным реквизитам, хотя он стоит уже за пределами части.

Кто ставит подпись в УПД

Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».

В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.

В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки».

Изменения, вносимые в часть 3 статьи 9, разграничивают меру ответственности лиц, подписывающих первичные учетные документы. Так, «лицо, ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за правильность оформления фактов хозяйственной жизни».

Как вести нумерацию

Если ввели использование СФ, то он формируется со статусом «1». А число и номер указывается в зависимости от хронологии нумерации СФ и ставится в соответствии с ней. Это будет соответствовать требованиям ФНС.

Если СФ не задействуется, то УПД имеет статус «2» и его дата и номер берутся из накладной, цифра будет меняться по хронологии нумерации первички по всем установленным правилам бухучета.

Сроки оформления универсального передаточного документа

УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/[email protected]). Так, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав). Первичный учетный документ, на основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания.

В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».

При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/[email protected]) в следующих случаях:

  • если отгрузка состоялась на следующий день после оформления документа;
  • если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки, когда это невозможно сделать во время совершения операции.

В любом случае УПД необходимо составить не позднее следующего рабочего дня после отгрузки.

Преимущества

Этот вид документации значительно сокращает затраты времени, расходных материалов и даже места для хранения архива. С его помощью можно ускорить и упростить документооборот, а кроме того, у документа есть и другие достоинства:

  • стиль оформления становится единым для всех видов продаж;
  • исключается вероятность ошибки, так как большинство полей заранее заполнено программой;
  • допускается использовать для целей налогового и бухгалтерского учета;
  • не создает проблем поставщикам и другим контрагентам.

Что включает в себя УПД

Обязательные реквизиты документа:

  • название и дата составления первичного документа;

  • выходные данные компании или ИП;

  • наименование хозяйственной операции, которую вы подтверждаете данным документом; денежный или натуральный эквивалент, совершенной операции;

  • данные лица, ответственного за совершение операции;

  • подпись руководителя и ответственного лица с расшифровкой.

Стоит отметить, что особое внимание нужно уделить реквизиту «Статус», расположенному в верхней правой части УПД. Именно от него зависит, как вы будете использовать УПД.

Поля, которые заполнять не обязательно, но полезно

В универсальный передаточный документ введены дополнительные поля, которые необязательны для заполнения, но, могут быть удобны для пользователей. К дополнительным относятся следующие поля УПД:

  • Графа «А» – порядковый номер записи в таблице – может заполняться для удобства поиска и визуального выделения позиций.
  • Графа «Б» – артикул (для товаров), код вида деятельности для работ (услуг) и т.п. Эту графу рекомендуется заполнять, например, для подтверждения права применения льготных тарифов по страховым взносам для фондов.
  • В строке 8 указывается информация, идентифицирующая отношения сторон (реквизиты договоров, соглашений, счетов и т.д.) Этот показатель позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки непосредственно в первичном документе. В некоторых случаях может косвенно подтверждать содержание сделки и ее условия, что может явиться существенным условием для целей определения налога на прибыль.
  • В строке 9 при необходимости указываются реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручения экспедитору, складских расписок и т.д.; базис поставки; сведения о грузе: масса нетто/брутто и т.д.
  • Строка 12 может включать дополнительные сведения о грузе (данные о сертификатах, паспортах), а также здесь могут указываться иные сведения, являющиеся неотъемлемыми приложениям УПД. Эта строка может заполняться в случае наличия существенной дополнительной информации об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшей в форму УПД.
  • В строке 17 указываются дополнительные сведения о наличии/отсутствии претензий, данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком при получении товаров (работ. услуг, имущественных прав), являющихся неотъемлемыми приложениями УПД.

Как начать работать с УПД?

Начать использовать УПД вы можете в любое время в течение года. Вы можете применять форму УПД, предложенную ФНС России, или разработать на ее основе свою, добавив необходимые реквизиты или убрав лишние.

Если рекомендованная форма вам подходит, приведите ее в соответствие с действующей формой счета-фактуры, поскольку в нее были внесены изменения. Закрепите форму УПД в учетной политике, если рекомендованная форма вас не устраивает, разработайте по аналогии с ней свою форму УПД. В части реквизитов счета-фактуры ваш УПД должен соответствовать действующей форме счета-фактуры. Состав и последовательность реквизитов самого счета-фактуры не меняйте. Например, не следует добавлять новые колонки между графами 1 – 11, изменять наименование граф и строк, удалять реквизиты счета-фактуры.

Форму УПД, которую будете применять, закрепите в учетной политике. Разъясните своим сотрудникам порядок заполнения УПД:

  • кто составляет документ и в скольких экземплярах;
  • в какой очередности, кто и какие поля документа заполняет;
  • в какой срок нужно заполнять те или иные поля документа;
  • какие поля и как должны заполнять представители покупателя.

Укажите сотрудникам, у кого они смогут получать разъяснения по вопросам, возникающим при оформлении документов и при сдаче-приемке товаров (работ, услуг) покупателям.

Предупреждать контрагентов об использовании УПД необязательно. Как правило, покупатели не возражают против УПД. Если документ оформлен правильно, налоговых рисков для них нет. Но у покупателей могут возникнуть вопросы при заполнении вашей формы УПД или иные сложности. Рекомендуем урегулировать все вопросы заблаговременно – до того, как вы начнете оформлять отгрузку товаров (сдачу работ, услуг).

Электронные УПД можно выставлять, если стороны согласны на их электронный обмен и имеют для этого совместимые технические средства. УПД со статусом “1” является одновременно и первичным документом, и счетом-фактурой. А электронный счет-фактуру можно выставлять только по взаимному согласию сторон при наличии у них технических средств (п. 1 ст. 169 НК РФ). УПД со статусом “2” является первичным учетным документом. Обмен первичными электронными документами законодательно не регламентирован. Поскольку покупатель может не иметь технической возможности обработать документы продавца, мы рекомендуем согласовать с контрагентом порядок электронного документооборота независимо от статуса УПД. Согласие на выставление электронного УПД можно оформить по аналогии с согласием на выставление электронных счетов-фактур: оговоркой в договоре, отдельным соглашением, путем обмена письмами или иным удобным для вас способом. Электронный УПД нужно составить по Формату, утвержденному .

Как заполнить УПД в программе “1С:Бухгалтерия 8”

Пользователи системы «1С:Предприятия 8» уже сегодня могут использовать в работе универсальный документ, который заполняется в соответствие с данными ФНС рекомендациями. Его форма реализована в следующих программах системы «1С:Предприятие»:

  • «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0 и 3.0
  • «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» (ред. 2.0 и 3.0 )
  • «1С:Управление торговлей 8»
  • «1С:Бухгалтерский учет 7.7»
  • «1С:Учет и отчетность предпринимателя 7.7»
  • «1С:Упрощенная система налогообложения 7.7»
  • «1С:Торговля и Склад 7.7»
  • Комплексная конфигурация
  • «1С:Производство+Услуги+Бухгалтерия 7.7».

В программе «1С:Бухгалтерия 8» универсальный передаточный документ включен в список печатных форм для документов реализации и выданных счетов-фактур на реализацию.

Распечатать УПД со статусом «1», можно на основании счета-фактуры, который был зарегистрирован для документа отгрузки в информационной базе. При нажатии на кнопку Печать нужно выбрать Универсальный передаточный документ. Программа автоматически заполняет реквизиты УПД по данным учетной системы, однако некоторые показатели придется заполнить в режиме редактирования.

Допускается ли составление УПД в иностранной валюте

Иногда это даже приводит к отказу от использования формата. Законодательство определяет, что вся первичная документация на территории РФ обязана заполняться только в российских рублях. Но законами ФНС допускается, что СФ будет оформляться с использованием долларов, евро или иных денег.

Если учитывать оба этих факта, то становится понятно, что теоретически это возможно. Но желательно дополнить бланк строчками, где сумма будет выражаться в официальной национальной валюте. Это снимет все вопросы, а добавить придется только одну колонку.

Реализации и УПД

В настоящее время форма корректировочного УПД отсутствует. Но ФНС России сообщила, что занимается разработкой такого документа. Поэтому для корректировки нужно использовать счет-фактуру в соответствии с Постановлением Правительства №1137. После проведения документа Корректировка реализации с видом операции Корректировка по согласованию сторон необходимо выписать корректировочный счет-фактуру и распечатать его. Что касается первичного документа, то основанием корректировки должен служить специальный документ – дополнительное соглашение к договору, протокол изменения цены и т.п.В программу «Бухгалтерия предприятия» редакции 3.0 встроена печатная форма Соглашение об изменении цены, которую при желании можно использовать в качестве такого специального первичного документа.

Как видим, введение в документооборот пользователя универсального передаточного документа совсем не обременительно, зато имеет очевидные плюсы. К примеру, оно позволит:

  • существенно сократить количество документов;
  • сблизить бухгалтерский и налоговый учет;
  • оптимизировать процесс передачи информации по телекоммуникационным каналам связи и, возможно, ускорить процесс внедрения электронного документооборота в нашей стране.

Как присвоить номер УПД

Номер передаточного документа зависит от его статуса. Налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Так при выставлении счета-фактуры в строке 1 должен быть обязательно указан его порядковый номер (п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). Номера счетов-фактур, в т.ч. корректировочных и авансовых, присваиваются в хронологическом порядке (письмо Минфина РФ от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Кроме этого, определен специальный порядок нумерации счетов-фактур обособленными подразделениями (участником товарищества, доверительным управляющим).

Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исходя из этого:

  • в УПД со статусом «1» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур;

  • в УПД со статусом «2» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации первичных документов (накладных, актов и т.д.).

Начало формирования

Пользоваться упрощенным передаточным документом реально с любого момента. Предприятию разрешается задействовать как ту форму, которая рекомендована ФНС, так и ту, что они создадут сами. Им разрешено спроектировать собственный вид при условии, что в нем будут все необходимые реквизиты.

В первую очередь следует привести ее в соответствие с форматом, по которому заполняется СФ. Затем нужно закрепить разработанный шаблон в учетной политике. А если имеющаяся рекомендованная налоговой не устраивает, то допускается полностью переработать ее. Главное условие — соблюсти наличие и корректность реквизитов и их расположение. Например, в промежутке граф 1-11 не желательно изменять названия, удалять строки.

УПД — это первичный документ, очередность и образец заполнения которого должен знать ответственный сотрудник. Какие положения необходимо помнить:

  • кто составляет бумагу и в каком количестве экземпляров;
  • как заполняются строки, кто и что должен указывать;
  • в какие сроки следует проставлять значения для определенных полей;
  • что нужно прописывать представителям покупателя и не трогать продавцам.

Предупреждать поставщиков, клиентов и других контрагентов необязательно, обычно они не против новой системы, никаких рисков для них это не несет, если все оформлено верно. Но им может оказаться сложно сразу заполнить первые бланки. Поэтому мы советуем уладить все вопросы заранее. Сначала убедиться, что они справятся с этим, а потом начать отгрузку товаров по обновленной документации. Можно даже прописать применение этого формата в договоре.

Есть один нюанс — печать каждая фирма проставляет по своему усмотрению, можно этого не делать. Важно только определиться и формировать все одинаково.

Можно также создавать все типовые отгрузочные документы и УПД через специальные торговые программы. С их помощью не только печатаются файлы на подпись принимающей стороне, но и организуется весь документооборот.

Порядок и образец заполнения УПД

Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.

В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.

После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур, а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.

В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур.

Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).

Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк.

Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ.

В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.

Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:

  1. В графе А «№ п/п» приводится номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул для товаров или код ОКВЭД для услуг. Заполнение этих граф не является обязательным.
  2. Необязательны к заполнению поля, предназначенные исключительно для счета-фактуры (если у УПД указан статус 2):
  • графа 6 «В том числе сумма акциза»;
  • графа 7 «Налоговая ставка»;
  • графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
  • графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
  • графа 11 «Регистрационный номер таможенной декларации».

Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами: руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем. Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.

Строка

Значение

Особенности заполнения

10

Ф.И.О., должность и подпись человека, отгрузившего товар / передавшего услуги, результаты работ, имущественные права

Заполняется всегда, независимо от статуса документа.

Если Ф.И.О. и должность лица, совершившего отгрузку товара (передачу услуг, работ, имущественных прав), совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

13

Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны продавца

Заполняется всегда, независимо от статуса документа.

Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление, совпадает с Ф.И.О. и должностью лица:

· которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.;

· которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

15

Ф.И.О., должность и подпись человека, получившего товар/ услуги, результаты работ, имущественные права

Заполняется всегда, независимо от статуса документа

18

Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны покупателя

Заполняется всегда, независимо от статуса документа.

Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

В УПД присутствуют три строки для указания даты:

  • строка 1 — дата составления документа;
  • строка 11 — дата отгрузки, передачи (сдачи);
  • строка 16 — дата получения.

Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).

В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.

В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте), передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.

Чем удобнее пользоваться

Каждая фирма будет решать этот вопрос для себя самостоятельно. Главное — знать, что если пользоваться универсальным передаточным, то все поля, необходимые для счет-фактуры следует обязательно заполнить.

Если учесть достоинства, универсальность и многофункциональность, то УПД уходит далеко вперед. Его легко оформлять электронно, он снижает объем постоянных транзакций, затраты серьезно сокращаются, а бланки при этом не теряются. Пакет всегда находится под рукой, не нужно ничего искать или заново печатать.

О порядке заполнения УПД

Особенности заполнения УПД определяются его мультифункциональностью. Письмо ФНС содержит подробные построчные рекомендации по заполнению формы (Приложение 3). Стоит отметить, что в целом заполнение УПД не должно вызвать серьезных проблем. Документ содержит уже знакомые из иных форм строки. Для наглядности пример заполнения формы представлен на рисунке ниже. Зеленым цветом отмечены реквизиты, обязательные только для счета-фактуры, синим – для первичного документа. Оранжевым цветом выделены реквизиты обязательные для обеих форм одновременно.

Часть документа, выделенная жирной рамкой, соответствует счету-фактуре, именно поэтому данная часть является обязательной к заполнению.

В части под рамкой в строке 8 отражается информация о договоре, заключенном сторонами сделки. Этот показатель позволяет идентифицировать содержание сделки, поэтому он относится к обязательным реквизитам, несмотря на то, что находится за пределами рамки.

В строке 9 отражается информация о транспортных накладных и иных сопроводительных документах. Данная информация не является обязательной, а носит лишь уточняющий характер.

В нижней части УПД отражаются даты сдачи и приёмки, а также заполняются сведения об ответственных лицах. Обязательно наличие подписи этих лиц. При этом печати проставляются по желанию сторон. УПД без наличия печатей полноправно принимается к налоговому учету.

Для чего может оказаться нужна бумажная версия бланка

Он часто используется вместо первичной документации.

С его помощью легко поставлять самую разную продукцию или передавать имущественные или иные права на объекты.

Закон не заставляет пользоваться именно этим способом оформления документооборота.

Подписывают его в первом статусе с продающей стороны МОЛ, отвечающие за СФ и подобное. Во втором у продающего подписываются лица, которые должны следить за состоянием первичных бумаг. А от покупающей расписываются всегда лица, которые занимаются первичкой.

Как заполнить дату УПД

Законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:

  • счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;

  • счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);

  • моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).

Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности – непосредственно после его окончания.

Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:

  • УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.

  • Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.

В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ – в строке 16.

  • УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:

1. составление документа – дата, указанная в cтроке 1;

2. отгрузка – дата, указанная в cтроке 11;

3. приемка – дата, указанная в cтроке 16.

Моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строке 11, а для работ – в строке 16.

Может сложиться ситуация, когда составить документ при совершении факта хозяйственной жизни не было возможности, и УПД был составлен непосредственно после его окончания (в предусмотренных п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ случаях), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:

1. отгрузка – дата, указанная в cтроке 11;

2. составление документа – дата, указанная в cтроке 1;

3. приемка – дата, указанная в cтроке 16.

Моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строке 11, а для работ – в строке 16. Что касается покупателя, то он вправе заявлять вычет по НДС не раньше даты получения товара или даты приемки работ, указанной в строке 16.

Бухгалтерские, созданные в электронном формате документы, сокращенно УПД

Этот формат имеет отличия от стандартного вида, он бывает:

  • односторонним, в котором только один xml-файл, где есть подпись и информация о продавце;
  • двусторонним, в этом случае внутри одного файла содержатся данные о продающей и покупающей стороне, их подписи.

Подписывают его лица, уполномоченные на это. Если разные люди отвечают за СФ и первичку, то строк будет несколько — по числу МОЛ.

Обязательно прописывать, какой статус имеет человек:

  • сотрудник;
  • работник организации, которая составляет файл продавца;
  • член другой фирмы, при активации этого варианта следует вписать данные в поле «Основание полномочий»;
  • уполномоченное физлицо.

Основные отличия между бумажной и электронной формами заключается в том, что второй тип имеет больше преимуществ и использовать его в современных реалиях намного удобнее.

Как минимум его проще отправлять клиенту — не придется тратить средства на курьеров или другие методы доставки. Скорость обмена значительно вырастает, не нужны расходники — бумага, краска для принтера, место для хранения. Ничего не теряется и процент ошибок близится к нулю.

Итоги

Таким образом, УПД является универсальным документом, позволяющим сократить документооборот компании в два раза. В настоящее время имеется достаточное количество разъяснений ФНС России по вопросам использования УПД, в связи с чем риски спорных моментов незначительны.

Источники

  • https://buhguru.com/effektivniy-buhgalter/statusy-upd.html
  • https://www.audit-it.ru/articles/account/tax/a34/982128.html
  • https://nalog-nalog.ru/nds/universalnyj_peredatochnyj_dokument_upd/universalnye_peredatochnye_dokumenty/
  • https://www.cleverence.ru/articles/bukhgalteriya/upd-chto-eto-takoe-chto-on-v-sebya-vklyuchaet-i-zachem-nuzhen-status-universalnogo-peredatochnogo-do/
  • https://firmmaker.ru/stat/nalogovye/chto-takoe-upd-i-gde-on-primenyaetsya
  • https://buh.ru/articles/documents/17828/

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая консультация в Москве, статьи по праву и судам
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: