Положение об отделе снабжения – важного подразделения любого предприятия

Содержание
  1. Зачем предприятию отдел снабжения
  2. Какие функции выполняет отдел снабжения
  3. Где отделу снабжения брать поставщиков
  4. Положение об отделе материально-технического снабжения и комплектации
  5. Общие положения
  6. Цели
  7. Внутренняя структура
  8. Должностные функции
  9. Права
  10. Взаимоотношения с другими подразделениями
  11. Ответственность начальника подразделения
  12. Заключение
  13. Бланк положения об отделе снабжения
  14. Как контролировать работу отдела снабжения
  15. Должностная инструкция менеджера по снабжению
  16. Оформление должностной инструкции
  17. 1. Общие положения
  18. 2. Должностные обязанности
  19. 3. Права
  20. 4. Ответственность
  21. Как составить регламент осуществления закупок по 44-ФЗ
  22. Как составить по нормам 44-ФЗ
  23. Как подготовить по 223-ФЗ
  24. Как сделать регламент закупок для коммерческих компаний
  25. Какие ошибки часто допускает отдел снабжения
  26. Как оптимизировать работу отдела снабжения в условиях кризиса

Зачем предприятию отдел снабжения

Работа отдела снабжения необходима для того, чтобы поддерживать на предприятии достаточный запас товаров. Он занимается определением потребностей компании в определенных материалах, товарах, технических ресурсах, а также организацией их хранения и выдачи, контролируя назначение использования материально-технических ресурсов и содействуя их экономии.

Сотрудникам отдела снабжения при решении данной задачи предстоит изучение, учет спроса и предложения по всем потребляемым материальным ресурсам, а также анализ уровня и колебания цен на продукцию, на услуги посредников, поисксамого выгодного варианта товародвижения, оптимизация своих запасов с учетом сокращения складских и транспортно-заготовительных издержек.
Основная функция отдела снабжения заключается в оптимальном, своевременном обеспечении соответствующих материальных ресурсов для производства – подходящего качества и комплексности.

Какие функции выполняет отдел снабжения

Функции отдела снабжения представлены по 3 базовым направлениям:

1) Планирование, в том числе:

    – изучение внутренней и внешней среды предприятия, рынки отдельной продукции;

      – прогнозирование, определение потребностей предприятия в материальных ресурсах всех видов с планированием оптимальных хозяйственных связей;

        – планирование потребности в материалах с установлением лимита на отпуска цехам;

        – оптимизация производственных запасов;

          – оперативное планирование снабжения.

            2) Организационные функции:

              – сбор сведений о потребностях в продукции, участие в выставках-продажах, ярмарках, аукционах и пр.
              – анализ источников удовлетворения потребности в материальных ресурсах, чтобы определить оптимальный;
              – получение и организация поступления реальных ресурсов;
              – заключение хозяйственных договоров поставки с выбранными поставщиками;
              – обеспечение участков, цехов, рабочих местах необходимыми материальными ресурсами;
              – организация складского хозяйства, которое входит в состав органов снабжения.

                3) Контроль и координация работы, включающие:

                  – контроль выполнения обязательств поставщиков по договорам, сроки поставок;
                  – входной контроль комплексности и качества материальных ресурсов, поступающих на предприятие.
                  – контроль производственных запасов;
                  – выдвижение претензий в отношении транспортных компаний и поставщиков;
                  – анализ работы службы снабжения, разработка мер координации снабженческой деятельности, повышение эффективности её деятельности.

                    Структура отдела снабжения

                    В числе основных факторов, определяющих структуру отдела снабжения, следует отметить:

                    1. Размеры предприятия;

                      2. Отраслевая принадлежность;

                        3. Тип производства;

                        4. Число и географическое положение поставщиков;

                        5. Объемы и ассортимент потребляемых материальных ресурсов

                        6. Объемы и ассортимент производимой продукции.

                          От данных факторов зависят подразделения, входящие в состав снабженческой службы, их численность и функции. Служба снабжения организуется с учетом опыта работы аналогичных предприятий, также требования эффективного выполнения всех снабженческих функций.

                          При формировании отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности – в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются снабжением.

                          Важный фактор, влияющий на структуру снабженческого отдела, заключается в размере предприятия. Отделы снабжения в предприятиях разного масштаба будут различаться. На крупных предприятиях организуется система управления закупок, логистики и комплектации с разными подразделениями и отделами по функциям и направлениям деятельности. На средних предприятиях организуются отделы материально-технического снабжения, логистики и закупок.

                          Вопросами управления материально-техническим снабжением на малых предприятиях занимается руководитель предприятия либо его заместитель – это свойственно непроизводственным предприятиям. В малом предприятии по мере укрупнения может формироваться отдел снабжения. При создании отдела снабжения в компании передаются в его распоряжении все функции складирования, доставки, управления материальными запасами.

                          В числе основных типов организационных структур службы снабжения отмечаются:

                          1. Функциональная структура:

                          – транспортный отдел;

                          – отдел закупок;

                          – планово-диспетчерский отдел;

                          – складское хозяйство;

                          – группа таможенного оформления грузов.

                          Подобная структура отдела снабжения подходит для средних предприятий без отдела логистики. Планово-диспетчерский отдел занимается планированием закупок, контролем, регулированием и анализом выполнения плана снабжения. Функциональная структура – базовая, присутствуют её элементы в других типах организационных структур снабженческой службы. На малых предприятиях, как правило, в службу МТС входят транспортный отдел, отдел закупок и склад.

                          2. Товарная структура. При использовании на предприятии широкого ассортимента материальных ресурсов со значительными объемами закупок, могут формироваться в службе снабжения товарные подразделения, которые работают с материальными ресурсами определенных видов. Свойственна подобная структура крупным оптовым и производственным торговым компаниям.

                          Товарные подразделения занимаются оперативными функциями снабжения и закупок конкретных материальных ресурсов. Планово-диспетчерская группа занимается планированием, контролем и регулированием выполнения плана снабжения. Группой таможенного оформления обеспечивается оформление таможенных документов с прохождением приобретаемых за границей материалов через таможню.

                          3. Рыночная структура. При закупке предприятием ресурсов на различных рынках, либо в разных странах, формируются в снабженческой службе региональные подразделения, работающие с поставщиками из данных рынков (стран). В результате удастся учитывать нормы законодательства и специфику данных рынков.

                          4. Матричная структура службы снабжения – формируется при реализации в компании нескольких проектов либо при выпуске разных видов продукции. Для каждого продукта либо проекта в таком случае формируется свое подразделение закупок.

                          При создании в компании службы логистики в ее структуру передаются отделы транспортный, диспетчерский, таможенного оформления и склады.

                          У цехов на крупных предприятиях есть свои подразделения снабжения, занимающиеся планированием. Оперативным регулированием снабжения участков и цехов материальными ресурсами. У данных подразделений свои склады, получая материальные ресурсы со складов отдела снабжения предприятия.

                          Служба снабжения на крупных предприятиях может включать отдел внешней кооперации, который обеспечивает комплектующие и полуфабрикаты от поставщиков. Строиться данные отделы могут на основе товарного либо функционального признака.

                          Где отделу снабжения брать поставщиков

                          – каталоги и прайс–листы;
                          – Интернет;
                          – торговые журналы;
                          – конкурсы;
                          – рекламные материалы – объявления в СМИ, фирменные каталоги;
                          – ярмарки и выставки;
                          – финансовые институты официальных органов, банки;
                          – орговые директории;
                          – торги и аукционы;
                          – торговые представительства;
                          – собственные исследования;
                          – конкуренты потенциальных поставщиков;
                          – личные контакты, переписка с возможными поставщиками;
                          – специализированные информационные агентства, исследовательские организации;
                          – торговые ассоциации;
                          – регистрационные палаты, государственные ведомства, лицензионные службы, налоговая инспекция и другие органы, располагающие открытой информацией.

                          Положение об отделе материально-технического снабжения и комплектации

                          «___»___________ г.

                          Общие положения

                          В данном разделе указывают лишь информацию о требуемом образовании и стаже, знаниях и опыте, которыми должен обладать потенциальный менеджер по снабжению. Важно отметить, кому подчиняется работник, есть ли у него в подчинении персонал, какими документами должен руководствоваться нанимаемый в своей деятельности, кто будет заменять его при отсутствии.

                          Таким образом, основная часть этого раздела будет стандартной для многих должностей. В ней прописывают только общие моменты.

                          Цели

                          2.1 Организация своевременного обеспечения предприятия всеми необходимыми для производства материалами и комплектующими изделиями требуемого качества.

                          2.2 Формирование оптимальных размеров производственных запасов, снижение затрат, связанных с приобретением и доставкой.

                          Внутренняя структура

                          Структуру и штатную численность отдела утверждает генеральный директор предприятия, исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника ОМТСиК.

                          3.2 Начальник ОМТСиК имеет одного заместителя.

                          3.3 Обязанности заместителя и начальников бюро определяются начальником ОМТСиК.

                          3.4 Заместитель, начальники бюро ОМТСиК, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом генерального директора предприятия по представлению начальника ОМТСиК.

                          3.5 Отдел материально-технического снабжения имеет в своем составе бюро:

                          — планово — нормативное;
                          — металлов;
                          — химикатов, лакокрасочных изделий, кабельной продукции, эмальпроводов и изоляции;
                          — комплектации и вспомогательных материалов;
                          — покупного инструмента.

                          3.6 Заместитель начальника ОМТСиК подчиняется начальнику ОМТСиК.

                          3.7 Начальники бюро подчиняются начальнику ОМТСиК и заместителю начальника ОМТСиК.

                          3.8 Распределение обязанностей между сотрудниками подразделений (бюро) производится начальниками бюро.

                          Должностные функции

                          4.1 Этот раздел инструкции — самый важный. Именно в нем будет содержаться информация, что конкретно должен делать на своем рабочем месте менеджер по снабжению. Для того чтобы не возникло в будущем разногласий, рекомендуется эту часть прописать как можно конкретнее.

                          Если подобных специалистов в компании несколько, то должностные обязанности каждого из них будут отличаться — их можно даже распределить между работниками.

                          Права

                          5.1. Представительствовать от ОАО «Компания» в других организациях по вопросам приобретения материальных ресурсов.

                          5.2. Вести переписку, переговоры с поставщиками и оформлять договора на поставку материальных ресурсов за подписью ген. директора или иного лица, имеющего право подписи.

                          5.3. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

                          5.4. Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия, экспертов сторонних организаций для участия в рассмотрении и выполнении работ по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

                          Взаимоотношения с другими подразделениями

                          В ходе выполнения функций и задач , отдел материально-технического
                          снабжения взаимодействует:

                          6.1. С производственными подразделениями по вопросам:

                          6.1.1 получения:

                          — заявок на материально-технические ресурсы;
                          — копий актов о несоответствиях, оформленных в установленном порядке;
                          — сведений об остатках сырья, материалов, комплектующих в кладовых подразделения;
                          -сведений о затруднениях, связанных с недостаточным обеспечением материалами, комплектующими.

                          6.1.2 предоставления:

                          — Требований — накладных на отпуск материально-технических ресурсов;
                          — сведений о наличии материально-технических ресурсов на складах сырья и материалов;
                          -сведения о сроках поступления материалов, комплектующих;
                          -сведения об изменении сроков завоза материалов;

                          6.2. С планово-экономическим отделом по вопросам:

                          6.2.1. Получения:
                          — годовых, квартальных планов производства;

                          6.2.2. Предоставления:
                          — информацию о ценах на сырьё и материалы.

                          6.3. С бюро планирования производства по вопросам

                          6.3.1 Получения:
                          -месячных производственных заданий, их изменений, дополнений;

                          6.3.2. Предоставления:
                          — данных о наличии материалов на складах, сроках поступления, сведений
                          об изменениях сроков завоза;

                          6.4. С финансовым отделом по вопросам

                          6.4.1. Получения:

                          — месячной планируемой сметы оплат сырья, материалов,
                          комплектующих (бюджет);
                          — данных о фактическом исполнении бюджета.

                          6.4.2. Предоставления:

                          — данных для планирования месячной сметы оплат сырья, материалов,
                          комплектующих (бюджет);
                          — информации о ценах на сырье, материалы, комплектующие изделия;
                          — сведения об исполнении заявок на приобретение материалов.
                          — -счетов и служебных записок на оплату;

                          6.5. С конструкторско-технологическим отделом:

                          6.5.1. Получения:

                          — копий актов на материалы, не прошедшие входной контроль ;
                          — консультации по вопросам СМК;
                          — документации СМК;
                          — заключений по внешним и внутренним проверкам СМК.

                          6.5.2. Предоставления:

                          — сведений об условиях поставки материалов;
                          — планов корректирующих мероприятий «отчетов о выполнении
                          мероприятий по устранению несоответствий в системе менеджмента
                          качества, вновь разработанную документацию СМК ;
                          — документов, необходимых для составления рекламаций.

                          6.6. С отделом технического сопровождения по вопросам:

                          6.6.1 Получения:

                          — норм расходования материалов и извещений об изменениях норм
                          расхода;
                          — разрешений на использование в производстве материалов с
                          отклонениями по качеству;
                          — сведений о материалах , необходимых для запуска в производство
                          новых изделий;
                          — сведений о взаимозаменяемости материалов.

                          6.6.2. Предоставления:
                          — сведений о наличии материалов на складах;
                          — сведений об объемах и сроках отгрузки материалов.

                          6.7. С транспортно-складским управлением (ТСУ) по вопросам:

                          6.7.1. Получения:

                          — информации о поступлении; движении, наличии материалов на складах;
                          — заявок на приобретение материалов.

                          6.7.2. Предоставления:

                          — информации об отгруженных материалах;
                          — заявок на транспортные средства для завоза материалов;
                          — данных для розыска грузов по железной дороге.

                          6.8. С цехами по вопросам

                          6.8.1. Получения:
                          -заявок на материалы, комплектующие для ремонтно-
                          эксплуатационных нужд.

                          6.8.2. Представления:
                          — сведений о наличии материалов на складах;
                          — сведений о приобретении материалов по заявкам.

                          6.9. С бухгалтерией по вопросам:

                          6.9.1. Получения:
                          — данных о движении сырья и материалов, и остатка на конец
                          отчетного периода;
                          — итогов инвентаризации материально-технических ресурсов;
                          -заявок на приобретение материалов.

                          6.9.2. Предоставления:
                          — приходно-расходных документов.

                          6.10. С отделом кадров по вопросам:

                          6.10.1. Получения:

                          — планов, графиков обучения персонала;

                          6.10.2 Предоставления:

                          -графиков отпусков;
                          -заявок на подбор персонала;
                          -заявок на обучение персонала;
                          -табеля учета рабочего времени.

                          6.11. С юридическим отделом по вопросам:

                          6.11.1. Получения:
                          -консультации по вопросам, касающимся приобретения материальных ресурсов, трудового законодательства.

                          6.12.2. Предоставления:
                          — проектов договоров и дополнительных соглашений к ним для анализа;
                          -данные для ведения претензионно-исковой работы контрагентами.

                          6.13. С отделом промышленной безопасности и охраны окружающей среды
                          по вопросам:

                          6.13.1 Получения:
                          -информации, необходимой для выполнения функциональных задач отдела.
                          6.13.2 Предоставления:

                          — сведений о наличии средств защиты на складах;
                          — сведений о приобретении спец.обуви, спец.одежды, средств защиты.

                          Ответственность начальника подразделения

                          7.1 Ответственность за ненадлежащее и несвоевременное выполнение
                          функций отдела несет начальник отдела материально-технического
                          снабжения.

                          7.2. На начальника ОМТС и К возлагается персональная ответственность за:

                          7.2.1 не организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.

                          7.2.2 Не организацию в отделе оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.

                          7.2.3 Не организацию соблюдения сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.

                          7.2.4 Не обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе, и соблюдение правил пожарной безопасности.

                          7.2.5 Подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела.

                          7.2.6 Несоответствие действующему законодательству , подписываемых им проектов приказов, инструкций, положений постановлений и других документов.

                          7.2.7 Ответственность сотрудников отдела устанавливается должностными
                          инструкциями.

                          Заключение

                          8.1 Настоящее «Положение» составлено в соответствии с:

                          8.1.1 требованиями документов СТП СМК»Положение о структурном
                          подразделении. Общие требования»;

                          8.1.2 действующей на предприятие организационно-управленческой
                          структурой;

                          8.1.3. штатным расписанием ОМТС и К.

                          8.2. В настоящее «Положение» имеет право вносить предложения об его
                          изменении коммерческий директор предприятия и начальник отдела
                          метериально -технического снабжения и комплектации (ОМТСиК) .

                          8.3 Сроком введения в действие настоящего «Положения» считать дату
                          утверждения «Положения» Генеральным директором предприятия.

                          8.4 Срок действия данного «Положения» — 5 лет.

                          Бланк положения об отделе снабжения

                          Как контролировать работу отдела снабжения

                          1. Планирование закупок. Недобросовестные менеджеры по снабжению нередко приобретают материалы и сырье у «нужных» компаний в объемах, которые значительно выше производственной необходимости.

                          2. Выбор поставщика. Начинать нужно с формированя лота, определив, какими партиями будут производиться закупки. Нужно установить такие правила, чтобы пресечь риск разделения относительно крупных партий на несколько мелких. Утверждением списка поставщиков, среди которых компания будет выбирать, должна заниматься комиссия, включая сотрудника отдела внутреннего контроля либо финансовой службы. Данная комиссия занимается утверждением окончательного пула поставщиков. По утвержденному списку менеджер будет рассылать одинаковые запросы, чтобы исключить риск получить прайс-листы от одного поставщика на розничные продажи, а от другого на оптовые.

                          3. Замена поставщика. Решение о замене поставщика, не справившегося с условиями договора, должно приниматься генеральным или коммерческим директором. Целесообразно будет указать в регламенте закупок критерии, по которым работы, товары и услуги относятся к разным категориям важности. Это определяющее деление в случае принятия решения о подходящей форме закупок – запрос предложений, закрытый либо открытый конкурс, простая закупка либо закупка у единственного источника.

                          Важным условием является и формализация закупок всех форм, в том числе форматы документации, иерархия, сроки принятия решений на каждом этапе процесса.

                          Должностная инструкция менеджера по снабжению

                          Должностная инструкция менеджера по снабжению необходима для конкретизации его трудовых задач в организации. Такой документ применяет большинство компаний, несмотря на то что его обязательное использование не прописано в законодательных актах. Должностная инструкция делает проще взаимодействие нанимателя и персонала в вопросах рабочих задач, ответственности и прав. Рассмотрим, что нужно прописать в документе.

                          Оформление должностной инструкции

                          Документ распечатывают на фирменном бланке компании формата А4. Оформление должно быть выполнено следующим образом:

                          1. Сначала по центру или в левом верхнем углу располагают наименование компании, реквизиты (они обычно уже есть на фирменном бланке).
                          2. Далее справа нужно разместить графы для подписи и должности нанимателя. Такая отметка об утверждении документа должна быть обязательно.
                          3. После этого пишут наименование документа и располагают текст должностной инструкции.
                          4. В завершении документа расписываются непосредственный руководитель менеджера по снабжению и сам принимаемый сотрудник. Также могут стоять подписи согласующих должностную инструкцию работников. Это могут быть юрист, специалист по кадрам и т.п.

                          Должностную инструкцию лучше составить в двух экземплярах. Первый будет храниться в отделе кадров компании или предприятия, а второй — у принятого менеджера по снабжению. Работник сможет беспрепятственно обращаться к документу в нужные ему моменты.

                          1. Общие положения

                          1. Менеджер по снабжению включается в состав руководителей компании.
                          2. На такую позицию может быть принято лицо с высшим профобразованием (инженерно-экономическим или экономическим) и опытом работы в сфере снабжения от 2 лет.
                          3. Сотрудник назначается на свою должность и освобождается с нее приказом руководства в соответствии с актуальным трудовым законодательством.
                          4. Сотрудник подчиняется руководителю отдела материально-технического снабжения, коммерческому директору, имеет в подчинении персонал.
                          5. Менеджер по снабжению должен обладать следующими знаниями:
                            • законодательных и нормативных правовых актов, методических документов по материально-техническому обеспечению (далее — МТО) компании;
                            • способами и правилами планирования снабжения компании материально-техническими ресурсами (далее — МТР);
                            • особенностей формирования нормативов производственных запасов, проведения работ по ресурсосбережению;
                            • особенности организации МТО;
                            • правил составления и заключения договорной документации с поставщиками и контроля их исполнения;
                            • норм формирования и документации на отпуск МТР отделам компании;
                            • актуальных оптовых и розничных цен и номенклатуры требуемых материально-технических ценностей;
                            • правил организации учета снабженческих мероприятий и особенности формирования отчетности о выполнении плана МТО;
                            • правил составления претензий поставщикам;
                            • способов обработки информации с применением компьютера, технических средств коммуникации;
                            • этику делового общения;
                            • стандарты хранения, перевозки и отгрузки продукций из мест хранения;
                            • основ организации труда, экономики;
                            • основ законодательства о труде;
                            • правил внутреннего трудового распорядка в компании;
                            • норм пожарной безопасности и охраны труда на предприятии.
                          6. Сотрудник во время работы должен опираться на:
                            • Устав компании;
                            • Положение о подразделении МТО;
                            • данный документ;
                            • другие документы, касающиеся собственных должностных функций.
                          7. При отсутствии на рабочем месте менеджера по снабжению (по причине отпуска или нетрудоспособности) его функции выполняет сотрудник, назначенный руководством. Работник приобретает полномочия менеджера по снабжению и несет ответственность за недобросовестное выполнение своей работы.

                          2. Должностные обязанности

                          Функции менеджера по снабжению включают в себя следующие:

                          1. Разработка политики компании по проблемам МТО.
                          2. Руководство составлением проектов будущих планов и балансов МТО производственной программы.
                          3. Участие в формировании расчетов норм производственных запасов.
                          4. Руководство созданием и введением в работу программ по непрерывному обеспечению компании ресурсами, требуемыми для производственного процесса.
                          5. Нахождение поставщиков, опираясь на качественные характеристики предлагаемых МТР, сроки доставки, цены и иные условия.
                          6. Контакты с поставщиками, анализ их производственных возможностей.
                          7. Создание преддоговорной документации и работа с ней.
                          8. Осуществление переговоров с поставщиками, согласование сроков поставок.
                          9. Заключение договоров с поставщиками.
                          10. Анализ маркетинговой информации и рекламы о предложениях продавцов.
                          11. Контроль доставки МТР от продавцов и поставщиков.
                          12. Подготовка претензий к поставщикам, если они нарушили условия договора, составление расчетов по претензиям.
                          13. Анализ условий актуальных договоров в плане качества исполнения обязательств поставщиками и продавцами.
                          14. Принятие решений о расторжении договоров с недобросовестными поставщиками.
                          15. Контроль состояния и расходования запасов МТР.
                          16. Руководство разработкой базы данных по закупкам.
                          17. Составление заявок на МТР для разных периодов, актов и заключений о качестве поступающего сырья.
                          18. Составление задач для подчиненных сотрудников. Контроль их выполнения.

                          3. Права

                          Работник имеет такие права:

                          1. Подписывать бумаги в рамках своей компетенции.
                          2. Запрашивать от руководства и других структурных подразделений всю нужную информацию и документы.
                          3. Просить руководства помощи в решении своих должностных задач.
                          4. Контролировать качество и сроки исполнения поручений.
                          5. Возглавлять и проводить совещания по вопросам работы отдела материально-технического снабжения.
                          6. Участвовать в общем обсуждении проектов решений администрации компании.
                          7. На рассмотрение администрации вносить предложения о приеме на работу, увольнении, переводе, повышении, дисциплинарных взысканиях подчиненных работников.
                          8. Требовать завершения или приостановления работ в ситуации, когда нарушены те или иные нормы и инструкции, до ликвидации нарушений.

                          4. Ответственность

                          Работник, принятый на позицию менеджера по снабжению, может быть к привлечен ответственности за такие проступки:

                          • некачественное выполнение или неисполнение своих трудовых задач, указанных в данном документе, — в рамках актуального законодательства о труде в РФ;
                          • преступления, совершенные во время своей работы, — в рамках положений КоАП РФ, УК РФ, ГК РФ;
                          • нанесение материального ущерба — по правилам, указанным в актуальном трудовом законодательстве РФ.

                          Как составить регламент осуществления закупок по 44-ФЗ

                          Как составить по нормам 44-ФЗ

                          Формировать положение о закупках по 44-ФЗ необязательно. Закупочная деятельность заказчиков в рамках Федеральной контрактной системы на внешнем уровне регулируется 44-ФЗ и подзаконными нормативами, а на внутреннем — регламентом осуществления закупок.

                          В таком локальном акте устанавливают правила проведения торгов, порядок координации структурных подразделений, определяют функции контрактного управляющего или закупочного отдела. Некоторые заказчики разрабатывают специальное положение о контрактной службе на основе типового положения и называют его регламентом (приказ Минэкономразвития №631 от 29.10.2013).

                          Чтобы документ начал действовать, потребуется издать специальный приказ.

                          В регламенте по 44-ФЗ определяют:

                          • порядок госзаказа отдельных товарных групп;
                          • процесс госзакупок на предприятии в целом;
                          • участников закупочного процесса и уровень их взаимодействия;
                          • формат подачи и обработки заявок на проведение закупок;
                          • правила заключения контрактов с единственным поставщиком и др.

                          Помимо работы конкретных заказчиков, такой акт регулирует работу торговых площадок и агрегаторов торговли. Вот пример регламента для корпоративных закупок на РТС.

                          А это образцы регламентов закупок в компании, работающей с закупками малого объема на портале поставщиков департамента г. Москвы по конкурентной политике (п. 4, 5, 28 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ).

                          Подробнее: «Обзор портала поставщиков Москвы».

                          Как подготовить по 223-ФЗ

                          Для заказчика по 223-ФЗ основным документом является положение о закупках В положении определяется все: от порядка осуществления торгов по закону №223 до состава договорного отдела и перечня участников закупочной деятельности предприятия. Регламент составляют как дополнительный регулирующий документ. Он не заменяет положение о закупке, а при необходимости дополняет его.

                          Порядок составления регламента по 223-ФЗ аналогичен акту в рамках Федеральной контрактной системы. Некоторые заказчики формируют совместный регламент и по ФКС, и по закону о заказах отдельными видами юридических лиц.

                          Вот образец регламента заказчика по 44-ФЗ и 223-ФЗ: акт, регулирующий взаимодействие подразделений для организации закупок товаров, работ и услуг ФГБОУ ВО УГМУ Минздрава России.

                          Как сделать регламент закупок для коммерческих компаний

                          Коммерческие компании регламентируют внутренние закупки. Они описывают порядок и частоту подачи заявок на канцтовары, хозяйственные принадлежности, питьевую воду и другие ТМЦ. Некоторые организации фокусируются в регламенте на ведении договорной работы, а другие — исключительно на заявках, их обработке и реализации.

                          Вот образец регламента закупок канцелярских товаров и хозяйственных принадлежностей коммерческого предприятия:

                          Канцелярские товары, хозяйственные принадлежности для всей компании приобретаются один раз в месяц на основание полученных заявок от структурных подразделений.

                          Заявка от структурного подразделения подается один раз в месяц до 12.00 25-го числа текущего месяца. Заявки, поданные после указанного времени, выполняются после исполнения своевременно полученных заявок и в случае наличия средств в запланированном ежемесячном бюджете.

                          Заявка по установленной форме (Приложение № ) присылается на электронную почту [email protected]___.ru, а в дальнейшем создается в программе Jira.

                          Исполнение заявок на приобретение канцелярии и хозтоваров, полученных от структурных подразделений, осуществляется в срок до 5-го числа следующего месяца после подачи заявки.

                          Заявка подается от лица руководителя структурного подразделения или лица, которому руководством подразделения делегированы права подачи заявки.

                          Заявку могут исполнить частично, в зависимости от количества работающих сотрудников в данном структурном подразделение, оценки надобности приобретения товара, общей суммы выделенных бюджетных средств.

                          Решения о частичном исполнении заявки принимается административным директором.

                          Питьевая вода для отдельных структурных подразделений компании приобретается с периодичностью один раз в неделю по мере необходимости.

                          Заявка на приобретение питьевой воды формируется до 12.00 за 2 дня до желаемой даты поставки.

                          Заявка исполняется в течение двух дней после дня подачи заявки.

                          Заявка в простой форме присылается на электронную почту [email protected]___.ru, в заявке указывают:

                          • адрес доставки;
                          • Ф.И.О. контактного лица;
                          • количество бутылей с водой.

                          Порядок подачи заявок на приобретение прочих товаров, услуг осуществляется в простой форме.

                          К заявке прикладывают документы:

                          • месячный бюджет структурного подразделения, в котором указан размер средств, выделенных для приобретения товаров/услуг;
                          • при отсутствие утвержденного месячного бюджета на расходы к заявке прикладывается служебная записка с одобряющими визами руководства компании.

                          При отсутствие данных согласований заявка не рассматривается.

                          После получения заявки офис-менеджер производит выбор поставщика товара/услуги, согласовывает выбор с административным директором, получает счет на оплату и передает в финансовую службу для оплаты.

                          Срок исполнения такого вида заявок до передачи счета на оплату в финансовую службу – 24 часа.

                          Конечное исполнение данного типа заявок происходит после оплаты.

                          Исполненной является любая заявка, по которой произошло приобретение товара, услуги, а первичные документы переданы в бухгалтерию.

                          Канцелярские/хозяйственные товары

                          Питьевая вода

                          Прочие товары (услуги)

                          Срок подачи

                          12.00 25-го числа текущего месяца

                          12.00 за день до дня поставки

                          Ежедневно

                          Срок исполнения

                          До 5-го числа последующего месяца

                          В течение двух дней с момента подачи заявки

                          24 часа до передачи финансового документа в оплату

                          При подаче заявки на изготовление визиток для сотрудника в ней указывается:

                          • структурное подразделение;
                          • Ф.И.О. сотрудника;
                          • должность;
                          • контактный телефон/телефоны;
                          • электронный адрес;
                          • язык, на котором изготовляется визитка (при необходимости).

                          Если сотрудник, подающий заявку на изготовление визиток, не занимает руководящей должности, заявка должна содержать одобрение непосредственного руководителя.

                          Заявка на изготовление визиток имеет по умолчанию приоритет «Средний». Заявка подлежит исполнению и передачи финансового документа в течение 24 часов с момента получения.

                          В случае подачи заявки на организацию нового рабочего места или перемещения рабочего места из одного кабинета в другой, в заявке указываются номера кабинетов.

                          Такого рода заявки имеют приоритет «Низкий», т. е. заявка подается заявителем не менее чем за 72 часа до необходимого времени исполнения заявки.

                          В случаях возникновения инцидента (аварийной ситуации) заявка принимается по любому возможному каналу коммуникаций с обязательным дублированием звонком на ресепшен компании, дежурному сотруднику АХО или административному директору.

                          Инцидентам присваивается приоритет «Критический», при выборе мер для устранения аварий сначала используются все имеющиеся внутренние ресурсы компании, в случаях, если внутренние ресурсы отсутствуют или их недостаточно, привлекаются внешние ресурсы. Решение о привлечении внешних ресурсов согласовывается с административным директором.

                          В случаях, если промедление в устранении аварии влечет большие материальные затраты для компании в будущем периоде, административный директор вправе привлечь внешние ресурсы даже в случае отсутствия плановых или резервных бюджетов с обязательным оповещение руководства компании об инциденте и ресурсах, привлеченных на устранение инцидента.

                           

                          Какие ошибки часто допускает отдел снабжения

                          1. Неритмичность организации поставок определенного материала. В итоге ресурсы компании или простаивают, или происходит авральная работа.

                          2. Невыполнение заявки на запчасти для планового ремонта оборудование.

                          3. Непланомерная работа отдела снабжения, производится всё в последний момент.

                          4. Не проинформирован склад об ожидаемом приходе товарно-материальных ценностей – с простоем транспорта в ожидании разгрузки, возникновением неустойки.

                          5. Неграмотный подбор поставщика – со срывом поставок, завышенной ценой контракта, ненадлежащим качеством продукции.

                          6. Некорректное ведение учета товарно-материальных ценностей. В результате сложно понять количество запасов на складе.

                          7. Отсутствие системы управления запасами. Образуется на складе множество невостребованных материалов, но при этом регулярно не хватает нужных.

                          Как оптимизировать работу отдела снабжения в условиях кризиса

                          1) Пересмотрите планирование

                          Проблемы оперативного планирования – причина 63% невыполненных заданий. Нужно определиться со стратегией, которая учитывает закупки про запас и экономию средств за счет покупок лишь нужного объема «здесь и сейчас».

                          Планируйте на короткий срок. В период кризиса снабжение нужно планировать лишь из реальной потребности – с отсутствием запасов. Не нужно управлять запасами, следует просто наладить закупки в срок. Заявки нужно использовать до 15-го числа этого месяца, а 16-го числа подготовить отчет о товарах, поступающих в следующем. Для продукции боле 1 месяца поставки нужно составить отдельный перечень, с указанием срока исполнения заявок – отдел снабжения должен обеспечивать поставку данных материалов в указанные сроки.

                          Действуйте по науке. Следует учитывать эффективные общеизвестные инструменты анализа и прогнозирования. Среди распространенных методик в последнее время отмечают АВС-анализ, который гласит «Контроль над 20% доминирующих субъектов позволяет контролировать ситуацию на 80%». Также в торговле распространен АВС-XYZ-анализ, который не особо подходит для производства. Вся номенклатура товаров разделяется на 9 групп, с определением подходящих вариантов для каждой из них. Дорогие и востребованные товары нужно контролировать лично, а некоторые категории просто занимают склад и о них на некоторое время можно забыть.

                          2) Займитесь отношениями с поставщиками

                          Ведите мониторинг. Проводите мониторинг всех предложений – поставщики меняют условия и цены сотрудничества неравномерно. Поэтому неприемлемо работать лишь с несколькими привычными из-за личных интересов или просто знакомства. Да, есть долгосрочные контракты и обязательства нарушать не стоит. Но в случае повышения цен либо нарушения сроков поставок со стороны поставщика, обычно есть основания для отказа, прописанные в соглашении.

                          Требуйте уступок по ценам. В период кризиса инициатива переходит на сторону клиента, который может настаивать на более комфортных и лояльных для себя условиях сотрудничества.

                          Если не можете платить – договаривайтесь. При временных финансовых сложностях компании можно попробовать договориться о распределении очередности выплат. Предлагайте на рассмотрение поставщикам приемлемый для себя график погашения и детали сотрудничества.

                          Обратите внимание на возможности партнерства. Нужно всегда искать компромисс выгодной текущей поставки по доступным ценам и партнерских отношений для получения долгосрочных преимуществ. Многие поставщики готовы к уступкам своим клиентам по многим позициям, включая вопросы новой разработки и адаптации комплектующих под ваши задачи.

                          3) Распорядитесь запасами

                          Необходимо освобождать свои склады от материалов и товаров, которые не будут в ближайшее время востребованы. Нужно, прежде всего, провести оценку, не могут ли быть эти ресурсы востребованы для вспомогательного производства, других бизнес-направлений и общехозяйственных служб. Если такой возможности нет, нужно задуматься над возможными способами их распродажи:

                          Недостатки можно сделать преимуществами. Отдел продаж может убедить покупателей, что значительные запасы являются преимуществом компании, учитывая её надежность и стабильность поставки – с оперативной поставкой необходимого объема, даже больших партий.

                          Наведите порядок на складе. На любом производственном предприятии есть не только центральный склад, но также участковые и цеховые склады, храниться материалы могут у мастеров и бригадиров. Отдел снабжения может контролировать центральный склад, поэтому на него нужно оприходовать все материалы, в том числе лежащие на кладовках и возле станков. Если предприятие работает круглосуточно, то аналогичный график должен быть у склада. Займитесь инвентаризацией, обычно она позволяет выявить серьезные неучтенные запасы.

                          4) Оптимизируйте кадры

                          Не следует расценивать данный аспект только в качестве сокращения штата либо перехода к сокращенной рабочей неделе.

                          Распределение функций, мотивация и контроль. Вряд ли управленческие должности отдела закупок необходимы, если практически всегда действия основываются на распоряжении сверху нижестоящим менеджерам, а при этом отфутболивываются им же новые предложения. Добиться эффективности компании можно в ситуации, когда сотрудники кропотливо и ответственно занимаются поиском лучших предложений, проверками на складе, с учетом ожидаемых изменений цен. Такой эффект достигается при условии четкого распределения функций между сотрудниками в отделе закупок и между службой снабжения и прочими подразделениями.

                          Особенно важна разработанная и действующая схема для зависимости зарплаты работников отдела закупок от проделанной работы и эффективности решений. Основываться можно на показателях их мониторинга рынка, условиях закупок, ценах. Данная схема может сопровождаться рядом нюансов, которые изначально не были учтены – поэтому подлежит регулярным изменениям, но должна быть достаточно прозрачной и понятной для сотрудников.

                          Источники

                          • http://press.tender.pro/media/otdel-snabjeniya-vazhnoe_podrazdelenie_lubogo_predpriaytia.html
                          • https://oformitely.ru/polojenie_ob_otdele_materialyno_texnicheskogo_snabjeniya_i_komplektacii.html
                          • https://assistentus.ru/forma/dolzhnostnaya-instrukciya-menedzhera-po-snabzheniyu/
                          • https://dogovor-obrazets.ru/%D0%BE%D0%B1%D1%80%D0%B0%D0%B7%D0%B5%D1%86/%D0%9F%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B6%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5/27195
                          • https://goskontract.ru/shablony-dokumentov/kak-sostavit-reglament-osushchestvleniya-zakupok-po-44-fz

                          Рейтинг
                          ( Пока оценок нет )
                          Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
                          Юридическая консультация в Москве, статьи по праву и судам
                          Добавить комментарий

                          ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: